Служебная записка главного бухгалтера образец

Докладная записка главного бухгалтера

Служебная записка главного бухгалтера образец

Если компания переплатила работнику деньги, то даже при его полном согласии вернуть лишнее необходимо соблюсти все тонкости документального оформления удержания из зарплаты или возврата переплаченной суммы. Это важно и для правильного исчисления налогов, и на случай возможной трудовой проверки.

В статье 137 ТК РФ приведен закрытый перечень случаев, когда компания вправе удержать излишне выплаченную зарплату без судебного разбирательства.

Это, к примеру, возмещение неотработанного аванса или неотработанных отпускных.

Докладная записка главного бухгалтера как раз и подтвердит, что переплата образовалась по основанию, которое дает право компании удержать переплаченную сумму из зарплаты сотрудника.

В каком виде составляется

Унифицированного бланка для докладной записки главбуха нет, поэтому ее можно составить в произвольной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Докладную записку главный бухгалтер оформляет на имя руководителя компании. До сведения директора доводится факт излишней выплаты зарплаты, премии, отпускных пособий и т. д.

Но главное – в докладной записке должна быть указана причина, которая привела к переплате.

Дело в том, что статья 137 ТК РФ дает возможность удержать переплату из заработной платы сотрудника без судебного решения только в нескольких случаях. Так, компания вправе удержать:

– аванс, выданный в счет зарплаты, если работник впоследствии его не отработал (например, заболел);

– любые суммы, выданные под отчет (командировочные, деньги на приобретение каких-либо товаров), если работник не представил по ним авансовый отчет или не приложил к нему оправдательные документы;

– зарплату, командировочные, отпускные, пособия и другие суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки;

– отпускные за неотработанные дни, если работник увольняется до окончания трудового года, за который ему положен отпуск.

Более того, даже если переплата возникла в части перечисленных выплат, чтобы ее удержать, нужно получить подтверждение от работника, что он с этим согласен и не оспаривает сумму (исключение – последний случай, когда удерживаются отпускные за неотработанные дни). Иначе взыскать с работника переплату компания будет вправе только через суд.

Докладную записку стоит оформить в тот же день, когда обнаружена ошибка.

Для издания приказа или распоряжения об удержании из зарплаты есть предельный срок – один месяц со дня окончания срока для возвращения аванса по подотчетным суммам или со дня совершения счетной ошибки.

Если компания в этот срок не уложится, то останется либо надеяться на порядочность сотрудника, который добровольно вернет средства даже при просрочке, либо обращаться в суд.

Отметим, что в трудовом законодательстве не разъясняется, какую ошибку можно признать счетной. Мы считаем, что под ней можно понимать только арифметическую погрешность, то есть неточность в вычислениях. Аналогичного мнения придерживаются и судьи (определение Московского областного суда от 12.10.

10 № 33-19764). Если же ошибка в расчете зарплаты связана, к примеру, с неверной трактовкой законодательства, то счетной она не является. Переплату, возникшую в такой ситуации, компания удерживать у работника не вправе (ч. 4 ст. 137 ТК РФ). Возвратить деньги сотрудник может только по своему желанию (п. 3 ст.

1109 ГК РФ).

Генеральному директору ООО «Компания»

Иванову И.И.

Петровой А.П. письменно уведомить

Михайлова М.М. об излишне выплаченной зарплате

и получить согласие на удержание зарплаты

или возврат 1018 руб. наличными в кассу

_____________________ Иванов И.И.      06.02.2012

6 февраля 2012 г.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Довожу до вашего сведения, что 6 февраля 2012 г. менеджеру отдела маркетинга Михайлову Михаилу Максимовичу (таб. № 000006) по причине счетной ошибки была излишне выплачена заработная плата за январь 2012 г. в сумме 1018 руб. 00 коп. (одна тысяча восемнадцать рублей 00 копеек).

Ошибка произошла вследствие того, что зарплата за январь была рассчитана исходя из 16 рабочих дней. В то время как фактически Михайлов М.М. в январе отработал 14 рабочих дней, а два рабочих дня (с 30 по 31 января) находился на больничном.

На основании статьи 137 Трудового кодекса Российской Федерации компания вправе принять решение об удержании излишне выплаченной суммы из заработной платы Михайлова М.М. при условии, что работник не будет оспаривать основания и размер удержания.

Главный бухгалтер                                                                                   Петрова А.П.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/5399-dokladnaya-zapiska-glavnogo-buhgaltera

Докладная записка на главного бухгалтера образец

Служебная записка главного бухгалтера образец

Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы.

При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами.

Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.

Вообще, в организациях должен быть установлен специальный шаблон по написанию докладной записки, на который должны опираться сотрудники.

Докладная записка главного бухгалтера директору образец

Далее составители бумаги должны четко изложить свою просьбу, начиная предложение со слова «Предлагаю…». Обычно предлагаются определенные дисциплинарные взыскания – например, сделать выговор, депремировать или даже уволить.

  • Далее каждый человек, который участвовал в составлении текста (а также был непосредственным свидетелем инцидента) ставит свою подпись, а также прописывает фамилию, инициалы и полное название должности, которую он занимает в настоящий момент.

Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

Кто и на кого подает

Конкретного единого регламента, не существует.

Описываются ссылки на нормативные документы – трудовое законодательство, внутренние регламенты, а также доказательные бумаги (например, докладная записка).

  • Описываются приложения – то есть документы, которые прикладываются к приказу с указанием количества и вида (копия или оригинал).
  • Ставится печать, подпись директора и расшифровка (фамилия, инициалы).

Образец приказа представлен ниже:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Приказ всегда должен подписать работник – предполагается, что этими действиями подтверждает факт ознакомления с текстом, однако это не равнозначно тому, что он согласен с содержанием.

Докладная записка на главного бухгалтера образец заполнения

Важно Далее, так же как и в заявлении, идет шапка с указанием адресата и автора записки.

При этом очень важно указывать полное название их должностей. С новой строки пишется название документа и сразу же под ним – его заглавие, которое начинается со слов «Касательно…» или «О…».

Это сразу готовит читателя к тому, какого рода информация представлена в теле документа. Основная часть состоит из двух условных разделов.

В первом излагается вся суть происшествия, а во втором даются рекомендации или составляется прошение о принятии мер по изложенному поводу.

Закрывается докладная датой и подписью составителя с ее расшифровкой.

Лица, имеющие право составлять докладные

Каждый на предприятии должен знать, как правильно написать докладную на работника или по факту инцидента.

Докладная записка на главного бухгалтера образец готовые

Это докладные на имя руководителя, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

ПРИМЕР

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ» Семенову Аркадию Борисовичу Главного бухгалтера организации Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

В ходе проверки финансово хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 57456,45 рублей (пятьдесят семь тысяч четыреста пятьдесят шесть рублей сорок пять копеек).

Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Гаврилова Артема Леонидовича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.

Дата___________ Подпись _______ расшифровка__________

Анализ точки безубыточности предприятия.

Так, по первой классификации она будет информационной отчетностью, в которой будут указаны этапы, сложности и особенности проводимых работ.

Составитель такого рода докладной должен на доступном и профессиональном языке донести до начальства, на каком этапе развития находится тот или иной проект, и что делается для обеспечения его реализации.

Подобные докладные составляются регулярно, до последнего времени, пока проект не будет завершен.

Это позволяет оперативно узнавать, в каких направлениях не хватает средств, в каких из них переизбыток, и соответственно принять меры по нормализации работы проекта.

2. Вторая классификация – это докладные записки, в которых подробно излагается конкретный случай с предлагаемыми методами их решения.

Как правило, такие докладные несут негативный характер.

Она должна точно описывать нарушения сотрудника, упоминая, затребованы ли от него соответствующие обоснования поступков.

Важные моменты в оформлении:

  • информационный характер без эмоциональных утверждений, абсолютно нейтральный стиль;
  • извещает руководство предприятия, в том числе выходя за его границы (для каждого варианта приняты определенные условия по оформлению).

Докладная записка составляется по причинам передачи информации, выражения собственного несогласия, предоставления получателю рекомендаций, в зависимости от ситуации.

Отдел снабжения

Генеральному директору ООО «Скала»

Б.Л. Воронову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

от 07.08.2017

о нарушении трудовой дисциплины

Довожу до Вашего сведения, что 05 августа 2017 г.

Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

Как составить

Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

  1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага.

Источник: https://infportal.ru/doc/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku.html

Как правильно написать докладную записку на сотрудника

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как правильно написать докладную записку на сотрудника

В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде. Для этого используется либо служебные, либо докладные записки.

Что это такое

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию.

Внимание Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства.

Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение.

Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации, без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников.

Конечно, такой образец не может быть универсальным для каждого случая, но общие правила оформления в данном случае будут понятны.

И последнее: докладная записка может отклоняться, на нее может быть составлен ответ, не устраивающий составителя, такой документ даже может игнорироваться в течение определенного времени.

Все эти вопросы решаются внутри организации, но для того, чтобы документ можно было рассматривать вне организации (например – в судебных процессах), он обязательно должен быть завизирован получателем, который таким образом подтверждает, что с документом он ознакомлен.

Скачать шаблон докладной в формате Word.

Пример докладной о невыходе сотрудника на работу.

Образец докладной записки об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Скачать пример докладной о невыполнении сотрудником его служебных обязанностей.

Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:

  • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
  • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
  • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
  • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации.
Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора.

В таком случае руководитель должен внимательно отнестись к проблеме, провести беседы, и, если нужно, расформировать коллектив.

Часто докладные на конкретное лицо пишут тогда, когда хотят снять ответственность с индивида или остальной группы.

Направленность докладной

По направленности, докладные делят на два вида:

Первый вариант более распространен, так как вся проблемы, описанные в докладной, решаются на месте. Распространение проблем и выход их за пределы подразделения, чреват негативными последствиями как для сотрудника, на которого была составлена записка, так и для руководителя.

Внутренние записки может писать любой сотрудник отдела, независимо от ранга и статуса.

Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения.

В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

  1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную.
  • Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

Выговор: инструкция по составлению

После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор.

Дата оформляется арабскими цифрами или буквенно-цифровым способом;

  • заголовок (начинающийся со слов «Касательно…», «О…»);
  • текст;
  • инициалы составителя и занимаемая должность;
  • подписьруководителя предприятия и ее расшифровка;
  • номер телефона руководства.

Составить докладную имеет право каждый, кому выпала в этом необходимость, важно только знать, как составить правильно документ, чтобы ваши последующие действия не вышли за рамки закона. Это касается как обычных рабочих, так и отдела кадров в любой бухгалтерии. Документ – это как весомое подтверждение действий, в том что они были совершены обоснованно.

Часто службы различных инстанций производят проверки государственных учреждений.

Источник: http://evabarbersop.ru/dokladnaya-zapiska-na-glavnogo-buhgaltera-obrazets

Образец служебной записки о приеме заместителя главного бухгалтера

Служебная записка главного бухгалтера образец

Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».

  • Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
  • Выводы и рекомендации автора записки.

Рекомендации к оформлению

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4.

Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку, является основанием для принятия решений (издания документов/проведения мероприятий).

Директору ООО ХХХ А.С. Иванову

О перерасходе ГСМ в мае 2013 года

При обработке первичных бухгалтерских документов за май 2013 года выявлен следующий перерасход топлива:

Автомобиль такой-то, водитель Петров А.П. При норме. фактическое потребление составило.

Автомобиль такой-то, водитель Сидоров С.М.
При норме. фактическое потребление составило.

Автомобиль такой-то, водитель Кузнецов И.Р. При норме. фактическое потребление составило.

Объяснительные записки водителей А.П. Петрова, С.М. Сидорова и И.Р. Кузнецова прилагаются.

На мой взгляд, перерасход связан с.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении.

Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

ФАЙЛЫ Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc

Отдел кадров Генеральному директору ООО «Омега» Н.В.

14.01.13 Важно Как служебная записка поможет защитить бухгалтера компании

Игорь Гусев, старший юрист Поволжской дирекции VEGAS LEX

В ЭТОЙ СТАТЬЕ Главным бухгалтерам, как правило, хорошо известно о том, что компания использует не вполне законные методы оптимизации налогов. Ведь часто этого требует руководитель или владелец бизнеса.

Ч ем документ полезен компании. Главным бухгалтерам, как правило, хорошо известно о том, что компания использует не вполне законные методы оптимизации налогов.

Ведь часто этого требует руководитель или владелец бизнеса.

Главбух, осознавая груз ответственности, находится в неоднозначной ситуации. С одной стороны, неисполнение указаний руководства может привести к нарушению трудовой дисциплины. С другой стороны, есть угроза привлечения бухгалтера к административной, а в некоторых случаях и к уголовной ответственности.

Заместитель главного бухгалтера должен досконально знать и уметь применять на практике нормативные материалы по ведению бухгалтерского и налогового учета. Этот специалист обязан знать наизусть план счетов бух.

учета, чтобы без затруднений составлять проводки при проведении той или иной хозяйственной операции.

Заместитель главного бухгалтера должен самостоятельно заниматься построением документооборота, проводить все виды финансовых операций, внедрять современные методы, позволяющие оптимизировать все трудовые и управленческие процессы.

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера. Общие положения

Перед тем как приступить к выполнению своих обязанностей заместитель главного бухгалтера должен ознакомиться с должностной инструкцией.

Служебная записка относится к категории справочно-информационных документов и применяется в качестве средства оперативной деловой переписки в среде одной организации, предприятия.

Вопросы, освещаемые в документе, имеют непосредственное отношение к работе конкретного подразделения или касаются определенного сотрудника.

Документ обладает спецификой, о которой читайте ниже.

  • Когда и кем оформляется служебная записка?
  • Что должно быть в документе о приеме сотрудника на работу?
  • Как правильно составляется бумага?
  • Конкретный пример

Когда и кем оформляется служебная записка?

Законодательными нормами не предусмотрены правила оформления данной официальной бумаги, т. к.

В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений.
В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц.

В этом случае руководитель может одобрить ее впоследствии . В этом случае все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения (ст. 183 ГК РФ). Одобрение сделки необходимо оформить в письменном виде .
например, в форме визы руководителя на служебную записке работника.

Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.

Служебная записка о потреблении топлива сверх лимита

Докладная записка обычно включает:

— наименование структурного подразделения

— наименование вида документа (докладная записка)

— заголовок к тексту

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, послужившие основанием для создания документа, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки (т.е.

Внимание Например, «Главному бухгалтеру принять к исполнению в налоговом учете акты выполненных работ и счета-фактуры по договорам со следующими контрагентами…».

obraztsyiskov.my1.ru

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого.

Источник: http://advokatkuzin.ru/obrazets-sluzhebnoj-zapiski-o-prieme-zamestitelya-glavnogo-buhgaltera/

Служебная записка: что это такое, образец, пример заполнения

Служебная записка главного бухгалтера образец

Служебная записка – кадровый документ, документирующий факты, которые требуют принятия отдельных руководящих решений. В статье – бланк и образцы документа, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.

Без проблем оформлять кадровые бумаги помогут следующие ссылки:

Служебная записка это один из часто оформляемых кадровых документов. Однако типовой образец служебной записки законодательство не устанавливает.

Это связано с большим разнообразием случаев, когда составляется служебная записка, что требует отражения в данном кадровом бланке очень разноплановой информации с использованием различной структуры.

Кроме того, требования по обязательному составлению этого бланка нет в действующем законодательстве.

В то же время служебная записка это полезная форма как с точки зрения кадрового делопроизводства, так и для упорядочения принятия решений сотрудниками работодателя. Далее в статье читайте, как писать служебную записку и смотрите образец служебной записки для различных случаев.

Другие документы по расчетам с сотрудниками

Ознакомившись с образцом служебной записки, не забудьте посмотреть следующие документы, они помогут в работе:

Служебная записка это …

Это документ, который оформляет сотрудник, чтобы сообщить о нетиповом факте, возникшем в ходе текущей деятельности работодателя. Например, он составляется:

  • в процессе выполнения поручения, в том числе данного руководству структурным подразделением;
  • в ходе хозяйственно-административной деятельности;
  • при контроле исполнения распорядительных документов;
  • по вопросам соблюдения дисциплины труда и правил внутреннего распорядка;
  • при возникновении конфликта интересов;
  • по фактам выдачи, потери, замены пропусков или идентификационных карт;
  • по вопросам соблюдения противопожарной охраны;
  • при возникновении чрезвычайных ситуаций по охране зданий и помещений;
  • по фактам пожаров;
  • по фактам утраты имущества при его перевозке и т.д.

Типовой бланк служебной записки законодательно не установлен.

Обязательна ли служебная записка

Законодательного требования обязательно документировать вышеперечисленные факты путем оформления служебной записки на сегодняшний день не установлено.

Поэтому, если работодатель считает необходимым включить этот бланк в кадровый документооборот, данное решение оформляется письменно.

Например, требование о составлении и образец служебной записки могут быть утверждены в составе соответствующего локального документа или просто приказом руководителя.

Обязательность составления служебных записок работодатель устанавливает самостоятельно.

В некоторых ситуациях удобнее, чтобы факты, требующие внимания руководства и принятия управленческих решений, были задокументированы письменно. Из служебной записки видно, кто ее составил и отвечает за достоверность изложенных в ней обстоятельств.

Благодаря тому, что ситуация представлена в письменном виде, у составителя есть возможность подобрать наиболее точные формулировки и исключить искажение информации, двусмысленность или недосказанность.

Данные факторы способствуют принятию верных решений, а это положительно сказывается на коммерческой деятельности фирмы.

Как писать служебную записку

Чтобы факт был принят к рассмотрению, необходимо правильно составить основной текст. Как писать служебную записку, законодательство не определяет. Главное – чтобы из текста было ясно:

  • в связи с чем составлен документ;
  • какие обстоятельства требуют внимания лица, которому адресован документ;
  • какие документы прилагаются в подтверждение изложенных фактов.  

В любом случае, независимо от причины ее оформления служебная записка это документ, имеющий общие структурные элементы. Образец служебной записки, адресованной руководителю подразделения, включает следующие реквизиты:

  • название документа;
  • дата его составления;
  • название фирмы – работодателя;
  • фамилию и инициалы сотрудника, составившего документ;
  • его должность, собственноручную подпись и расшифровку подписи;
  • указание на факт, на который обращает внимание автор документа;
  • детальное изложение произошедшего факта и всех сопутствующих ему обстоятельств;
  • опись прилагаемых подтверждающих документов.

Образец служебной записки

документа зависит от того, в связи с каким фактом он составлен и кому адресован. Чаще всего служебную записку составляют в следующих случаях.

  1. На выдачу или в связи с утратой пропусков.
  2. О нарушении правил внутреннего распорядка.
  3. О дисциплине труда.
  4. Об организации охраны.
  5. О противопожарной безопасности.
  6. О поведении на территории работодателя.
  7. При расследовании ЧП.
  8. В адрес другого структурного подразделения.

Пример документа в ситуации, когда сотрудник совершил дисциплинарный проступок, смотрите в окне ниже (документ можно скачать):

По служебной записке пример написания в ситуации, когда сотрудник не исполняет свои должностные обязанности, смотрите в окне ниже (документ можно скачать):

По служебной записке пример написания в ситуации, когда сотрудник потерял документы, смотрите в окне ниже (документ можно скачать):

Пример оформления документа по командировкам

Ситуация, когда требование составлять служебные записки становится обязательным по решению работодателя, часто касается фактов, возникающих в связи с командировками.

Дело в том, что в ходе командировки сотрудники тратят средства работодателя на проезд, на жилье в месте назначения, получают суточные и т.д.

Все эти суммы работодатель включает в состав расходов при выполнении условий, установленных нормативными документами.

Но иногда возникают нестандартные ситуации, которые напрямую не закреплены в законодательстве – задержки по уважительным и неуважительным причинам, переносы и отмены авиарейсов, заболевания командированных сотрудников, потеря или неправильное оформление документов, подтверждающих расходы, и т.д. В такой ситуации, чтобы безопасно признать расходы, работодателю необходимо оформить дополнительные документы, среди которых незаменимым является служебная записка пример написания которой приведен ниже.

Пример оформления документа в ситуации, когда сотрудник едет в командировку на собственной автомашине, смотрите в окне ниже (документ можно скачать):

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1970-slujebnaya-zapiska-obrazets

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка главного бухгалтера образец

Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Основания для составления и цели записок

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды служебок

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что именно необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Образец служебной записки о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка 05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Образец докладной об отсутствии на рабочем месте

Нередко служебку пишут в связи с нарушениями дисциплины.

О списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Подробнее о том, как происходит списание ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакете документов может быть и служебка на списание.

Образец служебки о необходимости ремонта оборудования

С помощью докладной сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Образец: об отзыве из отпуска

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы.

Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках.

Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы.

Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения служебной записки

Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебных записок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения служебных записок, оформленных в электронном виде.

Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

об отзыве из отпуска

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Народное право
Добавить комментарий