Сколько храниться трудовой договор

Иногда, когда руководству организации следует решить те или иные вопросы определенной давности, им требуется поднимать архивы с данными бывших работников.

При этом последние могли уволиться 10, 20 или больше лет назад. Кроме того, сами соглашения с ними могут понадобиться спустя длительное время.

В связи с этим возникает вопрос, какой существует срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников и других документов.

Формирование личного дела

Порядок формирования трудовых отношений с работником регламентируется Трудовым кодексом РФ. В нем присутствует такое понятие, как персональные данные, которые содержат все сведения о человеке, необходимые его работодателю при приеме на работу. Правила их хранения и применения устанавливается работодателем.

Что касается формирования личного дела каждого сотрудника, то организация решает самостоятельно, заводить ли их на каждого в отдельности или лишь на представителей руководящего состава. Оно заполняется в течение всего времени работы человека в организации, а заводится после того, как издается приказ о назначении на должность.

Документы, входящие в состав личного дела, по мере поступления подшиваются и хранятся в сейфе. Все изменения вносятся представителями отдела кадров или бухгалтером. Список документов может отличаться в зависимости от организации, но если речь идет о государственной структуре, то он выглядит таким образом:

• опись (дополняется по мере поступления);
• анкета;
• личный листок;
• автобиография или резюме;
• копии справок о получении образования и паспорта работника;
• в случае изменения анкетных данных — справки и документы, которые это подтверждают;
• приказы о назначениях, переводах, командировках, отпусках и т. д. ;
• трудовой договор;
• аттестационные и другие данные.

Если из личного дела изымается какой-либо документ или же оригиналы заменяются копиями, это обязательно должно быть отражено в описи. При закрытии дела подшивается заявление об увольнении и копия приказа, затем его передают в архив на хранение.

Личная карточка сотрудника

Трудовой договор входит в состав личной карточки работника. В отличие от дела ее заводят на всех без исключения лиц, которые устраиваются на постоянное или временное место работы. Ее форма регламентируется Госкомстатом РФ.

Заполняется она на основании таких документов:

• трудовая книжка;
• паспорт;
• свидетельство о пенсионном страховании;
• для военных — бумаги о воинском учете;
• документы об образовании.

Иногда в зависимости от специфики работы компании в соответствии с законодательством могут потребоваться и другие документы, в частности, трудовой договор, если он был заключен. Также карточка включает в себя несколько разделов.

Например, раздел, посвященный приему и переводу на другую работу, должен содержать ссылки на номера соответствующих приказов и дат, поскольку они будут применены для подтверждения трудового стажа. Кроме него, она включает и другие данные. В их числе:

• знание иностранных языков;
• все виды отпусков, использованных работником за время трудовой деятельности;
• дополнительные сведения и т. д.

Если речь идет о государственных должностях, то используется карточка соответствующей формы, но она имеет такое же содержание. Имеются отличия для карт, открытых для работников сферы науки, образования и других видов деятельности.

Карточка заполняется вручную менеджером по персоналу. В записях не должно быть сокращений, они должны быть максимально читабельными. На каждого сотрудника она заводится в единственном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.

После увольнения работника карточка изымается из регулярного пользования кадровых документов, формируется в отдельную папку, а потом передается в архив.

Сохранение данных

Все дела уволенных сотрудников должны храниться в течение того периода, который регламентируется для того или иного документа. Отдельно хранятся приказы на увольнение, трудовые договоры, заявления на отпуск и прочее.

Бумаги должны быть подшиты в хронологическом порядке. Если в офисе компании архива нет, их следует помещать в специальный несгораемый шкаф.

Нужно помнить, что не допускается хранение трудовых договоров и личных дел работающих и уволенных сотрудников в одном месте.

Что касается периодов хранения личных дел работников после увольнения, то эти правила утверждены Коллегией Росархива. Они не распространены на документы, связанные с бывшими сотрудниками, и подлежат утилизации в течение 10 лет или даже раньше.

По закону срок хранения договоров и других бумаг составляет 75 лет. В этот список включены:

• личные карточки людей, уволенных в 2003 году или раньше;
• выездные дела сотрудников, работающих за пределами страны;
• сведения о доходах, имуществе и обязательствах работников;
• реабилитационные данные;
• подлинные экземпляры личных документов уволенных работников — трудовых книжек, свидетельств о присвоении квалификации, удостоверений, аттестатов и т. д. Их следует хранить в течение этого срока до востребования;
• акты приемов-передач личных дел при переводе (только для сотрудников государственных органов);
• бумаги о субъекте персональных данных (уведомления и согласия на обработку личной информации).

Другие документы в архиве не должны сохраняться так долго. В частности, личные карточки уволенных после начала 2003 года находятся в нем не больше 50 лет. В течение пяти лет хранят следующее:

• резюме и автобиографии уволенных;
• характеристики;
• служебные и докладные записки;
• командировочные удостоверения;
• копии приказов и выписки из них;
• заявления.

Если человек так и не был принят на работу, то всю документацию о нем в архиве хранят от года до 3 лет. Представители отдела кадров или бухгалтерии должны строго придерживаться этих правил согласно законодательству.

Необходимость поднятия старых договоров

Закономерным вопросом в ситуации с длительностью хранения трудовых договоров или рабочих дел работников является то, зачем они могут понадобиться спустя 20 или 30 лет после того, как человек прекратил работу в компании.

Дело в том, что причины, по которым они могут потребоваться, бывают совершенно разными. В частности, эти данные обязаны быть предоставлены в случае запросов от компетентных органов, например, суда, других представителей служб защиты правопорядка или же прочих государственных структур.

Это может быть нужно при судебном разбирательстве, когда требуется наверняка знать, работал ли тот или иной человек в определенный период в указанной компании. Причем сроки давности дел могут быть совершенно разными.

Иной случай — это налоговые разбирательства. Иногда появляется необходимость освидетельствования того, что работник представлял интересы компании. Подтвердить такие данные подчас нужно и самим бывшим работникам, и цели могут быть разными. Это защита перед правоохранительными органами, подтверждение получения денежных средств в определенный период и т. д.

Через десятилетия информация может потребоваться потомкам при принятии наследства (и не только). Все случаи, когда договоры могут быть востребованы, нельзя собрать в список, поскольку их очень много.

Несмотря на то что по закону требуется хранить трудовые договоры, книги или личные карточки уволенных сотрудников в течение 75 лет, на практике не всегда представляется такая возможность.

Первая причина заключается в том, что далеко не все организации или государственные структуры работают в течение такого периода.

Если компания прекращает свою деятельность, оставшиеся документы, которые нужно хранить длительное время или вечно, следует передать в специальные архивные службы. Заинтересованные лица могут получить их по запросу на основании тех или иных документов.

Работа с архивами

Сохранять сведения о бывших работниках в течение регламентированного срока (до 75 лет) обязуются представители государственных или частных структур. Чтобы получить доступ к личным делам, физические или юридические лица должны подать в архив соответствующий запрос и уточнить цель их получения.

В зависимости от ситуации и срока хранения обращаться требуется или в архивную службу, или в кадровый отдел компании, где работал человек, о котором нужно получить данные с той или иной целью. Часто их запрашивают для получения компенсаций, льгот, социальных или пенсионных начислений. Когда документ был использован по назначению, его потребуется вернуть в архив.

Существует возможность предоставления архивных сведений по запросу в электронном виде. Иногда подобные данные (особенно те, что хранятся от 20 лет и дольше) можно отыскать в специальных отделах библиотек, архивов государственных структур или научных организаций. Во многом здесь все зависит от того, в какой именно сфере работал человек.

Причин, по которым может пригодиться личное дело сотрудника, работавшего в компании много лет назад, может быть большое количество. Поэтому кадровики должны соблюдать закон и вести учет хранения документов согласно указанному сроку.

Источник: https://trud.help/docs/sroki-hraneniya-trudovyih-dogovorov/

Сколько хранятся трудовые договора

Об архивном деле в Российской Федерации».

С учетом требований законодательства локальными нормативными актами предприятия может устанавливаться порядок хранения внутренней документации.

В крупных учреждениях, государственных органах договоры с сотрудниками формируются в личные дела после подписания приказа о приеме на должность. В небольших организациях порядок хранения таких документов устанавливается самостоятельно.

Они могут формироваться в отдельную папку и сортироваться по дате принятия на должность.

Таким образом, личные дела хранятся в организации в течение 75 лет с момента увольнения, а затем уничтожаются.

Часто их запрашивают для получения компенсаций, льгот, социальных или пенсионных начислений. Когда документ был использован по назначению, его потребуется вернуть в архив.

Существует возможность предоставления архивных сведений по запросу в электронном виде.
Иногда подобные данные (особенно те, что хранятся от 20 лет и дольше) можно отыскать в специальных отделах библиотек, архивов государственных структур или научных организаций. Во многом здесь все зависит от того, в какой именно сфере работал человек.

Причин, по которым может пригодиться личное дело сотрудника, работавшего в компании много лет назад, может быть большое количество.

Сколько хранить трудовые договора уволенных

Что касается периодов хранения личных дел работников после увольнения, то эти правила утверждены Коллегией Росархива. Они не распространены на документы, связанные с бывшими сотрудниками, и подлежат утилизации в течение 10 лет или даже раньше.

По закону срок хранения договоров и других бумаг составляет 75 лет.

В этот список включены:

• личные карточки людей, уволенных в 2003 году или раньше;
• выездные дела сотрудников, работающих за пределами страны;
• сведения о доходах, имуществе и обязательствах работников;
• реабилитационные данные;
• подлинные экземпляры личных документов уволенных работников — трудовых книжек, свидетельств о присвоении квалификации, удостоверений, аттестатов и т. д.

Сколько хранить трудовой договор после увольнения

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

На титульном листе отмечаются даты действия журнала и наименование работодателя

Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист. На нём укажите:

• наименование организации;
• дату начала ведения журнала (оставьте пустое поле для даты окончания);
• ФИО руководителя организации и ответственного лица.

Прием сотрудника на работу фиксируется трудовым договором, при необходимости внести в него изменения стороны составляют дополнительное соглашение.

Если учесть, что численность персонала организации может быть весьма немалой, то вопрос упорядочивания ведения документации более чем актуален.

Сколько хранить трудовой договор оформленный в 2012 году

ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

Сроки хранения документов, указанные в Перечне распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями.

Сколько лет хранить трудовые договора уволенных

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с.
89.

Важно В случае увольнения личные дела, договоры и прочие документы должны храниться в архиве. Для этой цели заводятся папки, куда подшивают дела. Если в организации штат меняется быстро, то каждый год создаётся новая папка.
Если работников, напротив, мало, то в одной папке могут находиться документы за несколько лет.

Трудовые договоры работников подписываются в двух экземплярах обеими сторонами и регистрируются. Образец, оставшийся на предприятии, обычно подшивается к личному делу сотрудника.

Сколько нужно хранить трудовые договора

Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 558.
О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений.

Сколько должны храниться трудовые договоры и личные карточки работников

Внимание По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время.

Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н.

П.

Сколько хранится срочный трудовой договор

При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью, в том числе и интересующий нас вид документа – договор. В качестве примера посмотрите на статью 172 Перечня 1.

• в статьях, которые содержат конкретные наименования договоров, например, статья 159 Перечня 1.

Но даже если срок окончания договора в нем прямо указан, стороны могут изменить его (сдвинуть ближе или дальше либо сделать неопределенным, например, привязав к какому-либо событию).

Сколько хранятся трудовые договора уволенных

• при помощи договора можно «вспомнить» дату заключения договора, если по какой-то причине работодатель утерял свой экземпляр, но ему требуется отправить уведомлении о завершении срока срочного договора;
• отметка в журнале может подтвердить, что уведомление работника произошло в положенный срок;
• если требуется доказать наличие дополнительного соглашения, то это также можно сделать посредством журнала;
• при помощи зафиксированных в журнале сведений удобно составлять статистическую отчетность, требуемую иногда в кадровой деятельности;
• благодаря отсутствию надобности перебирать пачки документации, экономится время сотрудников и оптимизируется рабочий процесс.

Процедура ведения журнала регистрации относится к компетенции сотрудника кадровой службы, либо таковую может осуществлять менеджер по персоналу.

Их следует хранить в течение этого срока до востребования;

• акты приемов-передач личных дел при переводе (только для сотрудников государственных органов);
• бумаги о субъекте персональных данных (уведомления и согласия на обработку личной информации).

Другие документы в архиве не должны сохраняться так долго. В частности, личные карточки уволенных после начала 2003 года находятся в нем не больше 50 лет.
В течение пяти лет хранят следующее:

• резюме и автобиографии уволенных;
• характеристики;
• служебные и докладные записки;
• командировочные удостоверения;
• копии приказов и выписки из них;
• заявления.

Если человек так и не был принят на работу, то всю документацию о нем в архиве хранят от года до 3 лет.

Источник: http://metkons.ru/skolko-hranyatsya-trudovye-dogovora

Сколько хранится трудовой договор в организации

Правда, в любой из этих четырнадцати дней работник может с чистой совестью отозвать свое заявление. Причем даже если последний день этого срока он пошлет вам соответствующее заявление почтой, его поступок будет правомерен.

Единственным препятствием для такого шага будет письменное приглашение на его место другого человека.

Этот двухнедельный период может быть сокращен. Во-первых, если стороны придут к взаимной договоренности об этом, а во-вторых – если работник не может продолжать выполнять свои трудовые обязанности по уважительным причинам (например, поступления в ВУЗ или направление супруга на работу за границу).

Как бы хорошо ни обращались в компании с сотрудниками, всегда найдутся недовольные.

А поскольку трудовое законодательство стоит все-таки на стороне работника, его шансы выиграть спор или просто насолить фирме, достаточно высоки.

Где и как хранить трудовой договор

Тот экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело (для госслужащих), которое хранится в соответствии с ст.

656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив.

Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело.

В настоящее время в сообществе делопроизводителей и архивистов обсуждается целесообразность сокращения срока хранения кадровых документов до 50 лет.

Если работников, напротив, мало, то в одной папке могут находиться документы за несколько лет. Бумаги разделяют по годам при помощи чистого листа.

Дата подшивки может обозначаться как в год вступления человека на должность, так и в год увольнения.

То, как вы храните соглашения, большой роли не играет

Главное – следить за порядком в архиве и соблюдать срок хранения трудовых договоров работников, чтобы с главы организации не было административных или даже уголовных взысканий за нарушение правил.

Для того, чтоб определить срок хранения договора, необходимо обозначить тип документа и его способ хранения.

Существует 3 вида документов:

• Краткосрочные (бумаги хранятся меньше 10 лет)
• Долгосрочные (бумаги находятся в архиве дольше 10 лет)
• Для постоянного хранения.

Сколько хранится трудовой договор в организации образец

Их следует хранить в течение этого срока до востребования;

• акты приемов-передач личных дел при переводе (только для сотрудников государственных органов);
• бумаги о субъекте персональных данных (уведомления и согласия на обработку личной информации).

Другие документы в архиве не должны сохраняться так долго. В частности, личные карточки уволенных после начала 2003 года находятся в нем не больше 50 лет. В течение пяти лет хранят следующее:

• резюме и автобиографии уволенных;
• характеристики;
• служебные и докладные записки;
• командировочные удостоверения;
• копии приказов и выписки из них;
• заявления.

Если человек так и не был принят на работу, то всю документацию о нем в архиве хранят от года до 3 лет.

Сколько хранится трудовой договор в организации нормативные документы

Соответственно трудовые договоры ведут и хранят либо кадровики организации, либо уполномоченные на ведение кадровой работы должностные лица.

Дата трудового договора проставляется в его начале, ниже наименования документа — трудовой договор. Обратите особое внимание на эту дату. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Оптимальным считается вариант, когда трудовой договор и приказ о приеме на работу оформляются в первый для работника рабочий день. Договор оформлен, датирован, подписи и печать организации – на месте, казалось бы, можно выдавать на руки работнику (ст.

Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов.
Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 558. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Зачем указывать место и время работы сотрудника?

Ни одному работодателю не понравится, если его подчиненные будут систематически уклоняться от работы.

Прогул — отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов без уважительной причины.

Однако уволить человека за прогулы можно только в том случае, если в трудовом договоре указаны точное место работы, а также структурное подразделение.

Структурными подразделениями являются не только участки и цеха, но и отделы, филиалы, а также представительства.

В том случае, если фактическое место работы сотрудника указано неточно, при судебном разбирательстве с работодателя могут еще и взыскать недополученный заработок «прогульщика» ввиду вынужденного прогула.

Не меньше внимания стоит уделить указанию времени отдыха и работы сотрудников.

Просмотр:

• Статьи
• Срок хранения трудовых договоров работников

Трудовые договоры работников подписываются в двух экземплярах обеими сторонами и регистрируются. Образец, оставшийся на предприятии, обычно подшивается к личному делу сотрудника. Ещё один вариант хранения трудовых договоров – создание короба, где бумаги лежат в алфавитном порядке.

При увольнении сотрудника

В случае увольнения личные дела, договоры и прочие документы должны храниться в архиве.
Для этой цели заводятся папки, куда подшивают дела. Если в организации штат меняется быстро, то каждый год создаётся новая папка. Если работников, напротив, мало, то в одной папке могут находиться документы за несколько лет. Бумаги разделяют по годам при помощи чистого листа.

Внимание

На многих предприятиях существует практика подписи на экземпляре ТД, который остается у работодателя.

Хранение

Трудовое соглашение работника остается в кадровом отделе. Некоторые подшивают такие документы в личные дела работников, другие формируют отдельный архив. Документы обязательно хранятся на предприятии, так как они могут понадобиться сторонам (для внесения изменений и т.д.).

Источник: http://advokat-demidova.ru/skolko-hranitsya-trudovoj-dogovor-v-organizatsii

Сроки хранения кадровых документов, Кадровый архив, Личная карточка работника

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ,КАДРОВЫЙ АРХИВ

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления.

Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров.

Если в организации нет такой должности — бухгалтер.

Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.

98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности».

Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:

— внутренняя опись документов;

— анкета, личный листок по учету кадров;

— резюме (или автобиография);

— копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

— справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

— копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

— трудовой контракт;

— данные аттестаций;

— характеристики;

— план карьерного роста.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.

Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Вид документа	Срок хранениядокументов
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказови выписки из них, копии личных документов, характеристики,листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):а) руководителя организации; членов руководящих,исполнительных, контрольных органов организации;работников, имеющих государственные и иные звания,премии, награды, ученые степени и званияб) работников	Постоянно75 лет ЭПК*
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,не вошедшие в состав личных дел	75 лет ЭПК
Личные карточки работников (в том числевременных работников)	75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет ЭПК
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,не принятых на работу	1 год
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования**
Документы (справки, докладные и объяснительные записки,копии приказов, выписки из приказов, заявления,командировочные заявления, командировочные удостоверенияи др.), не вошедшие в состав личных дел	5 лет

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

Источник: https://proektarhiv.ru/kadroviku.html

Трудовой договор: cроки его заключения и действия, правила хранения

С каждым работником, принимаемым на вакантную должность, обязательно заключение трудового договора, который будет регулировать отношения между сторонами. В нем указываются такие данные как:

• сведения об организации и работнике;
• занимаемая должность;
• место и характер работы;
• режим рабочего времени и отдыха;
• права и обязанности сторон;
• размер заработной платы,
• период трудовых отношений и другие положения, предусмотренные законодательством РФ.

На территории России трудовые отношения регулируются нормами Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ. Законодательством установлено, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах для каждой из сторон по одному. В отделе кадров на каждого работника формируется личное дело, куда и подшивается подписанный документ о приеме на работу.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочные) и определенный срок (срочные).

Особенности договора, заключенного на неопределённый срок

В случае если период работы составляет более, чем 5 лет, такой договор носит бессрочный характер. Данное условие является основополагающим для тех, кто стремится к постоянному и долгосрочному трудоустройству, стабильному заработку. Кроме того, соглашение, в котором не содержится сведений о сроке, также считается заключенным на неопределенное время.

В случае если истек указанный соглашением срок, и ни одна из сторон не заявила о прекращении трудовых отношений, при этом сотрудник продолжает выполнять свои обязательства, то условие о срочности прекращает свое действие и отношения приобретают бессрочный характер.

Особенности договора, заключенного на определённый срок

Срочные трудовые соглашения заключаются в том случае, если характер выполняемой работы позволяет определить точные сроки для ее выполнения. Трудовое законодательство содержит четкий перечень таких оснований:

• на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (например, сотрудник в декретном отпуске);
• на выполнение сезонных работ (например, работник принимается на сбор урожая);
• когда работник принимается для выполнения временных работ, длящихся не более двух месяцев (выполнение ремонтных работ);
• в случае направления на работу за границу;
• если лицо проходит стажировку;
• в случае избрания в состав выборного органа;
• направление от службы занятости на временные, сезонные работы.

Возможно заключение договора на определенный срок и по согласованию сторон:

• если работодатель имеет в штате менее 20 человек или является индивидуальным предпринимателем;
• если принимается пенсионер;
• при наличии медицинских показаний;
• для работы в районах Крайнего Севера;
• в случае проведения работ по устранению последствий чрезвычайных ситуаций;
• при проведении конкурса на вакантную должность;
• с творческими работниками;
• с руководителями и главными бухгалтерами;
• со студентами, обучающимися по очной форме;
• в случае работы по совместительству.

После окончания установленного периода договор прекращает свое действие, и сотрудник подлежит увольнению. Об этом необходимо уведомить его за три дня до предстоящего увольнения.

Кроме того, срочный контракт, заключенный для выполнения определенной работы, прекращается, когда работа выполнена.

Порядок и срок хранения трудового договора

Как отмечалось выше, один экземпляр контракта хранится у вновь принимаемого на должность, другой остается в организации, в которую работник принимается. На экземпляре работодателя будущий сотрудник делает отметку «Трудовой договор получил», ставит подпись и дату.

Трудовой кодекс не содержит норм, касающихся порядка и сроков хранения контрактов. Порядок хранения документов по личному составу, куда относятся документы, отражающие трудовые отношения, регулирует Федеральный закон РФ №125-ФЗ от 22.10.2004г.

«Об архивном деле в Российской Федерации».

С учетом требований законодательства локальными нормативными актами предприятия может устанавливаться порядок хранения внутренней документации.

В крупных учреждениях, государственных органах договоры с сотрудниками формируются в личные дела после подписания приказа о приеме на должность. В небольших организациях порядок хранения таких документов устанавливается самостоятельно.

Они могут формироваться в отдельную папку и сортироваться по дате принятия на должность.

Согласно п. 656 и 657 Перечня типовых документов от 25 августа 2010 г. № 558, личные дела работников и трудовые договоры, не вошедшие в личные дела, должны храниться в течение 75 лет в организации либо до момента её ликвидации.

Таким образом, личные дела хранятся в организации в течение 75 лет с момента увольнения, а затем уничтожаются.

Для лиц, осуществляющих службу в государственных органах, такой срок составляет 10 лет хранения в кадровой службе, далее его перемещают в архив, где личное дело хранится в течение 75 лет.

Где хранятся документы

Закон предусматривает хранение личных дел сотрудников организации в сейфах или в специальных запирающихся шкафах.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://pravo.team/trudovoe/dogovor/sroki-hraneniya.html