Руководитедь организации
____ __________Ф.И.О.
Введена в действие приказом №______от___________
Введена взамен _________________
РАЗРАБОТАНО
(наименование организации)
| 1 Область применения. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . . |
| 2 Нормативные ссылки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
| 3 Термины, определения, сокращения и обозначения . . . . . . . .. . . . . . . . . . . |
| 4 Требования. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
| 5 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов |
| 6 Организация документооборота и исполнения документов. . . . .. . . . . . . . |
| 7 Организация документов в делопроизводстве. . . . . . . . . .. . . . . .. . . . . . . |
| Приложение 1 Формы бланков приказf … . . . . . . . . . . . .. . . |
| Приложение 2 Форма бланка распоряжения . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . |
| Приложение 3 Форма бланка письма . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . |
| Приложение 4 Форма реестра на согласование. . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . |
| Приложение 5 Образец оформления приказа по отделу(подразделению) . . . .. . . . |
| Приложение 6 Образец оформления распоряжения по отделу(подразделению). . . |
| Приложение 7 Образец оформления решения. . . |
| Приложение 8 Форма протокола . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
| Приложение 9 Форма выписки из протокола . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . |
| Приложение 10 Форма акта . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
| Приложение 11 Образец оформления внешней докладной записки . … . . |
| Приложение 12 Образец оформления служебной (докладной) записки .. . . . . . . . . . . .. . |
| Приложение 13 Форма телефонограммы . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . |
| Приложение 14 Форма акта о некомплектности входящейкорреспонденции |
| Приложение 15 Форма реестра . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . |
| Приложение 16 Форма журнала учета исходящих документов . . .. . . . . . . |
| Приложение 17 Форма журнала учета входящих документов. . . .. . . . . . . |
| Приложение 18 Форма номенклатуры дел . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . |
| Приложение 19 Форма акта ревизии документации . . . . . . . . .. . . . . . . . . . |
| Приложение 20 Форма описи дел постоянного хранения (делдолговременного хранения или дел по личному составу) |
| Приложение 21 Форма акта о выделении к уничтожению документов.. . . |
| Приложение 22 Образец оформления обложки дела. . . . . . . . .. . . . . . . . . . |
| Приложение 23 Образец оформления листа-заверителя . . . . . . .. . . . . . . . . |
| Приложение 24 (рекомендованное) Перечень документов, неподлежащих регистрации . . . . . |
| Лист регистрации изменений . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
| Лист ознакомления . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
1 Область применения
1.1 Настоящая инструкция устанавливает единуюсистему делопроизводства в организации.
1.2 Настоящая инструкция обязательна дляруководителей, специалистов и служащих организации.
2 Нормативные ссылки
В настоящей инструкции использованы следующиедокументы:
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов;
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения;
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Управлениедокументами. Общие требования;
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральныхорганах исполнительной власти. Утверждена Приказом МинкультурыРоссии от 08.11.2005 № 536;
Источник: http://www.OpenGost.ru/iso/6466-tipovaya-instrukciya.-deloproizvodstvo.html
Содержание
➤ Приказ по делопроизводству
Расскажем, как правильно составить приказ и ввести в действие Положение или инструкцию по делопроизводству. В статье — образцы документов от эксперта.
Скачайте документы, которые могут пригодиться в работе:
Для чего составляют приказ по делопроизводству
Приказом по делопроизводству утверждают локальный нормативный акт — Инструкцию или Положение. Они регламентируют ведение делопроизводства в организации.
Инструкция по делопроизводству не является обязательным нормативным актом, но работодатель может принять его, чтобы установить единые требования:
- к ведению делопроизводства;
- к оформлению документов и форм учетной документации;
- к порядку обработки всех видов документов в организации.
Внимание! Порядок оформления и утверждения локального нормативного акта единый, независимо от того, является ли акт обязательным или необязательным.
При поступлении на работу нового сотрудника под подпись знакомят со всеми локальными регламентами, которыми они обязаны будут руководствоваться в своей работе.
Несоблюдение требований локальных актов, в том числе инструкции по делопроизводству утвержденной приказом, чревато для работника дисциплинарным взысканием. Неоднократное нарушение дисциплины может повлечь за собой увольнение.
Поэтому важно, чтобы локальный регламент имел юридическую значимость, то есть, был оформлен и утвержден надлежащим образом.
О том, как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству и ввести ее в действие, расскажет эксперт «Системы Кадры» Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости.
Порядок утверждения локальных нормативных актов
Принимать локальные нормативные акты, разработанные на предприятии, работодатель может двумя способами:
- заполнив гриф «Утверждаю», который в этом случае является обязательным реквизитом акта;
- издав приказ об утверждении локального регламента.
Приказ по делопроизводству на предприятии можно составить по типовой форме, утвержденной в учетной политике как приложение к той же Инструкции по делопроизводству. Делает это секретарь или любой другой сотрудник, назначенный ответственным. Когда типовой формы такого приказа на предприятии нет, документ составляет специалист-делопроизводитель или кадровик, в чьи обязанности это входит.
На вопрос о том, нужно ли оформлять отдельную инструкцию по конфиденциальному делопроизводству, ответят эксперты журнала «Справочник секретаря».
Как составить и оформить приказ по делопроизводству
Чтобы приказ имел юридическую силу, в нем должны быть заполнены все обязательные реквизиты, перечень которых установлен ГОСТ Р 7.0.97-2016. В их число входит:
- полное и краткое наименование организации в соответствии с уставными документами;
- регистрационный номер приказа в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел;
- наименование документа — «Приказ»;
- дата издания;
- заголовок приказа — его краткое содержание;
- текстовая часть;
- подписи руководителя и лиц, упомянутых в тексте приказа с указанием дат подписания.
Текстовая часть состоит из вступления и поручительной части.
Во вступлении формулируется цель, поясняющая необходимость разработки и утверждения локального нормативного акта, например: «В целях организации работы по соблюдению единых требований ведения делопроизводства, оформлению, регистрации и обработке документов…». После этой фразы необходимо указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».
Образец приказа по делопроизводству (фрагмент)
Скачать образец в начале статьи >>>
В поручительной части приказа по делопроизводству нужно указать дату, с которой Инструкция по делопроизводству будет введена в действие. В основном тексте документа также должно содержаться указание об ознакомлении работников с локальным нормативным актом и сроки этой процедуры, фамилии и должности лиц, на которых возлагается контроль над выполнением приказа.
Чтобы установить последовательность действий по введению локального акта в действие и разграничить зоны ответственности, текст поручительной части целесообразно разбить на пункты:
- Первый пункт содержит указание об утверждении Инструкции по делопроизводству;
- Второй – о сроках введения Инструкции в действие;
- Третий – о необходимости ознакомления с Инструкцией всех заинтересованных сотрудников, в том числе тех, кто принимается на работу;
- Четвертым пунктом назначают лицо, ответственное за контроль исполнения приказа по делопроизводству. Это может быть как руководитель предприятия, так и начальник службы делопроизводства или кадровой.
Скачать образец в начале статьи >>>
Инструкция по делопроизводству также упоминается в приказе в качестве приложения с указанием количества страниц. В дальнейшем и приказ о делопроизводстве, и сама инструкция по делопроизводству утвержденная приказом, хранятся и подшиваются в дело вместе.
| Итог: Чтобы избежать ошибок при оформлении и составлении приказа по делопроизводству, включите его образец в альбом бланков и форм, прилагаемых к инструкции по делопроизводству. |
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210669-prikaz-po-deloproizvodstvu-19-m4
Приказ 536 Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти – скачать бесплатно
В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
2. Приказ Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68 “Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти”, зарегистрированный в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г., регистрационный N 2508, признать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Д.М. Амунца.
Министр А.С. Соколов
Зарегистрировано в Минюсте РФ 27 января 2006 г.
Регистрационный N 7418
Типовая инструкция
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
| I. Общие положенияII. Правила подготовки и оформления документов2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти2.5. Бланки документов2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов2.7.1. Приказ, распоряжение2.7.2. Положение, правила, инструкция2.7.3. Протокол2.7.4. Служебные письмаIII. Организация документооборота и исполнения документов3.1. Организация документооборота3.2. Организация доставки документов3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов3.5. Порядок прохождения внутренних документов3.6. Учет количества документов3.7. Работа исполнителей с документамиIV. Поисковая система по документам4.1. Регистрация документов4.2. Организация поисковой системы по документамV. Контроль исполнения документовVI. Организация работы с документами в делопроизводстве6.1. Составление номенклатур дел6.2. Формирование и оформление дел6.3. Организация оперативного хранения документовVII. Порядок передачи документов на хранение в архив7.1. Экспертиза ценности документов7.2. Подготовка и передача документов в архивПриложение N 1 Образец оформления законопроектаПриложение N 2 Образец оформления проекта Указа Президента Российской ФедерацииПриложение N 3 Образец оформления проекта постановления Правительства Российской ФедерацииПриложение N 4 Образец оформления постановления федеральной службыПриложение N 5 Образец оформления приказа министерстваПриложение N 6 Образец оформления приказа федерального агентстваПриложение N 7 Образец оформления распоряжения министерстваПриложение N 8 Образец оформления положенияПриложение N 9 Образец оформления полного протоколаПриложение N 10 Образец оформления краткого протоколаПриложение N 11 Образец оформления общего продольного бланка федерального агентстваПриложение N 12 Образец оформления общего углового бланка федерального агентстваПриложение N 13 Образец оформления углового бланка письма министерстваПриложение N 14 Образец оформления углового бланка письма федерального агентстваПриложение N 15 Образец оформления продольного бланка письма министерстваПриложение N 16 Образец оформления продольного бланка письма федерального агентстваПриложение N 17 Образец оформления бланка должностного лица министерстваПриложение N 18 Образец оформления бланка должностного лица федерального агентстваПриложение N 19 Форма справки о документооборотеПриложение N 20 Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной властиПриложение N 21 Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной властиПриложение N 22 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) храненияПриложение N 23 Форма листа-заверителя делаПриложение N 24 Форма внутренней описи документов делаПриложение N 25 Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделенияПриложение N 26 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению |
I. Общие положения
Источник: http://www.gosthelp.ru/text/prikaz536obutverzhdeniiti.html
Приказ. Делопроизводство
Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.
К примеру, в акционерном обществе ϶ᴛᴏ генеральный директор, на предприятии — директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении — ректор.
Стоит сказать, что каждый руководитель издает два вида приказов:
- по основной деятельности;
- по личному составу.
Приказы по основной деятельности
Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью.
Эти приказы называют инициативными.
Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке ϶ᴛᴏго вида документа в текстовой форме.
Пример оформления приказа
Приказы по личному составу
Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.
Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации.
Отметим, что текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:
- констатирующей (вводной);
- распорядительной.
Констатирующая часть
В случае если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.
В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок ϶ᴛᴏго документа. Например: Во исполнение приказа Федерального агентства по образованию от 16.11.2009 Ne 109 «Об отчетах по выполнению учебных планов».
Распорядительная часть
Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», кᴏᴛᴏᴩое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.
Отметим, что текст приказа делится на пункты, кᴏᴛᴏᴩые нумеруются арабскими цифрами. Отметим, что каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).
Стоит сказать, что каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя — определенного должностного лица или целого структурного подразделения.
Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.
В отдельном пункте приказа называются лица> на кᴏᴛᴏᴩых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на…».
В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ отменяет ранее изданный или его отдельные пункты.
В ϶ᴛᴏм случае в текст крайне важно включать пункт следующего содержания: «Приказ «О….» от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)».
В случае если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная формулировка:
«Пункты 2, 5, приказа «О….» от 00.00.00 Ко 00 считать утратившими силу (отмененными)».
В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), кᴏᴛᴏᴩая, визируя проект документа, проверяет его ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙие действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным актам. Контроль правильности оформления приказов будет обязанностью службы делопроизводства.
Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа будет дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года итрадиционно состоят из порядковых номеров.
Все приказы (подлинные экземпляры) формируются делопроизводственной службой в дело, например «Приказы Генерального директора по основной деятельности». Внутри дела приказы систематизируются по номерам и хронологии.
Источник: http://xn--80aatn3b3a4e.xn--p1ai/book/3745/308285/%D0%9F%D1%80%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D0%B7.html
Приказ 536 Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
2. Приказ Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68 “Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти”, зарегистрированный в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г., регистрационный N 2508, признать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Д.М. Амунца.
Министр А.С. Соколов
Зарегистрировано в Минюсте РФ 27 января 2006 г.
Регистрационный N 7418