Инструкция по заполнению табеля учета рабочего времени т-13

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.

Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

• табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр для юрлиц;
• 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

• Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

• В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

• В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

• Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

• В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

• какой именно вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТ	очередной оплачиваемый отпуск
ОД	дополнительный оплачиваемый
ДО	административный (без сохранения ЗП)
У	учебный с сохранием ЗП
УВ	учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УД	учебный без сохранения ЗП
Р	по беременности и родам
ОЖ	по уходу за ребёнком до 3 лет
ОЗ	без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБ	дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я	работа в дневное время
Н	в ночное время
РВ	работа в выходные и праздники
С	сверхурочная
ВМ	вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К	служебная командировка
ПК	повышение квалификации с отрывом от труда
ПМ	повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б	временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
Т	временная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧ	сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВ	вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Г	неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПР	прогул без уважительных причин
НС	режим неполного рабочего времени
В	выходные и праздничные нерабочие дни
ОВ	дополнительный оплачиваемый выходной
НВ	дополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБ	забастовка
НН	невыясненная причина неявки
РП	простой по вине работодателя
НП	простой по не зависящим ни от кого причинам
ВП	простой по вине работника
НО	отстранение от работы (оплачиваемое)
НБ	отстранение без сохранения ЗП
НЗ	приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):

2000	трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
2010	выплаты по гражданско-правовым договорам
2012	отпускные
2300	больничное пособие
2530	оплата в натуральной форме
2760	материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
3020	проценты по вкладам

Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12

Источник: https://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya

Инструкция по учету использования рабочего времени

1.

Для учета использования рабочего времени используется унифицированная форма Табель учета рабочего времени Т-13.2.

Табель учета использования рабочего времени служит для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, составления статистической отчетности, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени.3.

Ответственным за ведение табеля учета использования рабочего времени (далее по тексту табель) является инспектор по кадрам отдела кадров (для подразделений, где есть штатный инспектор).

В подразделениях, не имеющих штатного инспектора по кадрам, ответственным лицом за ведение табеля является работник подразделения, на которого возложена указанная обязанность приказом по предприятию.4.

В случае временного отсутствия ответственного за ведение табеля, руководитель структурного подразделения определяет работника, временно ответственного за ведение табеля, в соответствующем распоряжении по подразделению. Копия распоряжения должна быть представлена руководителем структурного подразделения в отдел кадров в течение 2-х дней.

В случае отсутствия данного распоряжения в отделе кадров ответственность за учет рабочего времени и ведение табеля возлагается на руководителя структурного подразделения.5. Ответственными за правильность и достоверность внесенной в табель информации о продолжительности работы персонала в течение рабочего дня (согласно режима работы соответствующего подразделения: с 7-30 до 16-00, с 8-00 до 17-00 и др.) несет ответственный за ведение табеля в подразделении. Ответственными за правильность и достоверность учета рабочего времени сверх обычной продолжительности работы (сверхурочно, в выходные, праздничные дни) являются руководители соответствующих подразделений.

6. Табель учета использования рабочего времени заполняется в одном экземпляре и является первичным документом, на основании которого проводится расчет заработной платы, выплата ученических стипендий.

Полностью заполненный и подписанный табель вместе с обосновывающими документами (служебными записками, путевыми листами и пр.

) хранится у инспектора по кадрам либо у лица, ответственного за ведение табеля в подразделении в течение 1 года (для подразделений заводоуправления — в бюро учета персонала отдела кадров).

2 Правила заполнения табеля учета использования рабочего времени

1.

Учет использования рабочего времени ведется в табеле путем сплошной ежедневной регистрации явок и неявок на работу и фактически отработанного времени.2.

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме Т-13 графа 3) отведено две строки — одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая — для записей количества часов по ним. Вся необходимая информация заносится разборчиво и только в соответствующие графы Табеля.3.

В строке условных обозначений затрат рабочего времени должны записываться обозначения в соответствии с приложением.4.

Отметки в табеле о причинах отсутствия на рабочем месте, о реально отработанном времени, о сверхурочной работе или любые другие отклонения от нормальных условий труда должны быть сделаны только на основании документов, оформленных соответствующим образом (листок нетрудоспособности, служебная записка от мастера, руководителя подразделения о выходах на работу в выходные дни, сверхурочно, заявление и др.).5. Неявка работника по неизвестным причинам. В случае неявки работника и невозможности точно установить причину неявки (не представлен больничный лист и т.д.) в табеле в строке условных обозначений карандашом допускается до выяснения причин отсутствия внести знак «·», в строке записей количества отработанных часов — прочерк. Перед сдачей табеля (в конце месяца) все знаки «·» должны быть заменены на код причины отсутствия, либо проставлен код НН (неизвестные причины отсутствия).6. Отгулы. В случае неявки работника по причине предоставления отгула (полный день) за ранее отработанное время, в день отсутствия в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «НВ» (дополнительный неоплачиваемый выходной день), в строке отработанных часов прочерк.В случае предоставления отгула не на целый рабочий день (на часть дня, часы), в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «Я», в строке отработанных часов должны быть указаны фактически отработанные в данный день часы. Основанием для предоставления отгула и соответствующих записей в табеле служит заявление от работника с указанием когда (число) предоставляется отгул и за какое ранее отработанное время, заявление обязательно визируется у руководителя подразделения и передается инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.7. В иных случаях принятия решения руководителем подразделения о предоставлении дополнительного времени отдыха работнику с последующей отработкой в другое время, в табеле проставляется «Я» (если работник отработал хотя бы 1 час) и количество отработанных часов, либо код «ДД» (в случае отсутствия работника полный рабочий день). Основание — служебная записка от руководителя структурного подразделения с указанием списка работников, продолжительности дополнительного отдыха (целый день, часы).8. Учет работы сверхурочно.В случае работы сверхурочно в первой строке буквенных обозначений табеля проставляется «Я+СВ». Часы, отработанные сверхурочно, проставляются дополнительно к основному времени со знаком «+», например 8+1, 8+2.Основанием для включения информации в табель является служебная от руководителя цеха (мастера, начальника участка) со списком и указанием сколько точно часов длилась сверхурочная работа.Данные о работе сверхурочно должны быть поданы руководителем подразделения ответственному за ведение табеля не позднее следующего дня. Ответственный за ведение табеля обязан внести информацию в табель о работе сверхурочно не позднее следующего за отчетным дня.

В случае превышения часов сверхурочной работы 25% ответственный за ведение табеля обязан письменно уведомить об этом заместителя директора по экономике — начальника ПЭО, начальника отдела кадров.

9. Учет работы в выходные и праздничные дни

Привлечение персонала к работе в выходные и праздничные дни согласно должно осуществляться в следующем порядке:— привлечение работника к работе сверх нормальной продолжительности производится с письменного согласия работника;— инвалиды и женщины, имеющие детей до трех лет должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от работ сверх нормальной продолжительности рабочего времени;— не допускается привлечение беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет;

— список работников, привлекаемых к работе в выходные и праздничные дни должен быть согласован с исполнительным директором предприятия и является обязательным приложением к приказу об организации работы в выходные и праздничные дни.

Копии списка работников, привлекаемых к работе в выходные или праздничные дни, должны быть представлены руководителем подразделения начальнику отдела кадров не позднее 16-30 часов рабочего дня накануне выходного, праздничного дня.

Внесение информации в табель о работе в выходной день осуществляется на основании списков руководителей подразделений (форма в приложении 3). Списки работников, вышедших на работу в выходной, праздничный день, должны быть переданы ответственному за ведение табеля на следующий рабочий день.

Ответственный за ведение табеля обязан внести данную информацию в табель не позднее первого рабочего дня после выхода работников в выходные, праздничные дни.

Запись о работе в выходные и праздничные дни осуществляется по общим правилам (в строке условных обозначений ставится код «РВ», в нижней строке — количество отработанных часов). Для наглядности допускается выделение выходов в выходные, праздничные дни пастой красного, зеленого и т.д. цвета.

В случае работы с условием последующего предоставления отгула, в табеле в день работы проставляются часы отработанные сверхурочно (при работе в выходной или праздничный день указывается явка).

Основанием является письменное заявление от работника с указанием когда (дата) и сколько часов он работает с последующим предоставлением отгула, заявление обязательно визируется руководителем подразделения и передается на хранение инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.

Работа в выходной день оплачивается при этом в одинарном размере (в пределах месячной нормы рабочего времени), но в двойном размере, если работа производилась сверх месячной нормы.

10. Учет работы в ночное время
В соответствии с трудовым законодательством (ст 96 ТК РФ) ночное время — время с 22 часов до 6 часов. В случае работы в ночное время в строке условных обозначений ставится «Н» ( в случае продолжения дневной смены «Я+Н» или «Н+Я»), в нижней строке — количество отработанных часов (соответственно буквенным обозначениям).

11. Командировки
Данные о командировках заносятся в соответствии с «Инструкцией о порядке оформления документов для оплаты выходных и праздничных дней в период служебной командировки на предприятии.

На весь период командировки, включая выходные дни, в верхней строке буквенных обозначений проставляется «К».

Продолжительность командировки заносится в табель на основании соответствующих документов (путевой лист, командировочное удостоверение и др.))

12. Отражение в табеле перевода работников12.1 Временный перевод внутри подразделенияВременный перевод внутри подразделения (изменение участка работы) осуществляется только на основании распоряжения руководителя с личного согласия работников.

Ответственный за ведение табеля на основании распоряжения в соответствии с фактическим присутствием на рабочем месте обязан отразить в табеле перевод работников внесением пометки о переводе и оформлением дополнения к табелю.12.

2 Перевод между подразделениями.

Временный перевод между подразделениями также осуществляется только на основании письменного распоряжения руководителя предприятия (либо его заместителя по данной службе) с письменного согласия работников.

Ответственный за ведение табеля в подразделении откуда был осуществлен перевод обязан по факту отсутствия внести пометку в табель о переводе работника и письменно уведомить руководителя подразделения, куда был осуществлен перевод, о необходимости вести учет рабочего времени на переведенных работников.

13. По окончании месяца в табеле должны быть заполнены итоговые графы «Отработано за» (дни, часы) и «Неявки по причинам» (код неявки, дни (часы)).
Сумма дней, занесенных в итоговые графы должна быть равна количеству дней в отчетном месяце.

14. Не допускается:— внесение записей в табель учета рабочего времени задним числом;— внесение в табель обозначений, не предусмотренных в перечне приложения А (точки, тире, самостоятельные сокращения);— внесение данных о работе, не подтвержденных соответствующими документами;

— небрежные и неразборчивые записи.

15. Заполненный табель учета использования рабочего времени в обязательном порядке подписывается ответственным за ведение табеля, руководителем структурного подразделения.

16. В целях контроля правильности заполнения табель еженедельно проверяется и при отсутствии замечаний подписывается руководителем структурного подразделения (подпись, расшифровка подписи, дата), инженером по организации и нормированию труда, ежемесячно — начальником бюро учета персонала.

3 Контроль правильности учета рабочего времени

1.

Контроль обоснованности внесения данных о работе в табель учета рабочего времени осуществляется работниками ОК и ПЭО, которые вправе проводить точечные контрольные проверки присутствия работников на рабочем месте (начало, окончание работы).
2.

В случае необходимости при контроле явки работников в выходные и праздничные нерабочие дни к проверке могут быть подключены сотрудники службы безопасности (для контроля времени выхода с территории предприятия работников согласно списка работников привлекаемых к работе в выходной день ранее намеченного окончания работы).

4 Ответственность

1.

Инспектор по кадрам отдела кадров или работник, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени несет персональную ответственность:— за достоверность и обоснованность информации, внесенной в табель, а именно: в начале и конце рабочей смены лично удостовериться в наличии работников на рабочих местах;— за соблюдение всех требований по заполнению табеля учета рабочего времени согласно «Инструкции по учету использования рабочего времени»;— за своевременное представление информации об отработанном времени:» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать сведения об отклонениях в ОИТ, необходимые для расчета заработной платы;» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать инженеру по подготовке кадров отдела кадров выписку из табеля на работников, находящихся в статусе ученика, необходимую для расчета ученических стипендий;

» не позднее 10 числа следующего за отчетным месяца представлять в бюро учета персонала отдела кадров табель-приложение на работников, занятых на работах, дающих право на льготное пенсионное обеспечение. Табель-приложение оформляется в соответствии с общими требованиями к ведению табеля

2.

Руководители подразделений несут ответственность:— за достоверность предоставляемой информации о выходах и невыходах во вне рабочее временя (работа сверхурочно, в выходные и праздничные дни);— за оперативное информирование лица, ответственного за ведение табеля, об отклонениях в продолжительности работы подчиненного персонала (разрешения закончить работу раньше окончания смены, прервать работу и пр.);— за своевременное предоставление списка работников, выходящих на работу в выходные и праздничные дни;

— за соответствие порядка привлечения работников к работе в выходные, праздничные дни действующему трудовому законодательству.

3. Отдел кадров несет ответственность за обеспечение контроля за обоснованностью внесения сведений в табель.

Начальник отдела кадров

Начальник ПЭО

Начальник юридического отдела

Исполнительный директор

Начальник службы безопасности

Источник: https://oformitely.ru/instrukciya_po_uchetu_ispolyzovaniya_rabochego_vremeni.html

Особенности заполнения табеля учета рабочего времени

Для учета времени, фактически отработанного работниками в организации, трудовым законодательством предусмотрено заполнение табеля учета рабочего времени. Данная обязанность распространяется и на частных предпринимателей и юридические лица любой формы организации.

Для того, чтобы организовать процесс учета, Госкомстат разработал и утвердил особые учетные бланки №Т-12 и №Т-13.

Ведение табеля представляет собой несложную процедуру, однако выполнение требует соблюдения определенных правил, как нужно отражать данные, ведь от корректного оформления отчета зависят расчеты по оплате труда наемных работников. Кроме того, учет позволит организации избежать дополнительных трат за оплату фактически необработанного времени.

Что это за документ и для чего он нужен?

Постановлением Госкомстата №1 от 5 января 2004 года, была утверждена специальная форма, которая находится в ведении кадрового отдела и бухгалтерии.

Данная форма позволяет выполнять следующие действия:

• вести учет отработанного времени, а также отражать информацию о неотработанных сотрудником часах;
• осуществлять контроль за соблюдением рабочей дисциплины, отражать явки/неявки, факты опоздания на работу;
• располагать достаточными сведениями об объеме выполненной работы сотрудника, чтобы далее правильно начислять оплату труда и вносить сведения для статистики.

Формы № Т-12 и Т-13 служат для бухгалтера обоснованием для начисления каждому сотруднику заработной платы, дополнительных компенсаций. Для отдела кадров табель позволит проконтролировать явку работников, а при выявлении нарушений – вводить взыскания на провинившегося сотрудника.

Налоговым законодательством предусмотрено право сотрудника при увольнении запрашивать табель учета времени вместе с выдачей других личных документов, включая трудовую книжку. Данное положение закреплено ст. 84.1 НК.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

Руководителям предприятия следует знать, что с 2013 года произошла отмена унифицированных форм. Несмотря на отмену строго установленных форм, обязанность по ведению учета времени работы сотрудников в организации сохраняется согласно ч.4 ст. 91 ТК. Таким образом, на предприятии появилась возможность внести коррективы в оформление документа по учету времени, которое отрабатывают работники.

Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени

Так как введенный Госкомстатом бланк удобен для внесения данных и дальнейшей обработки, многие организации продолжают его использовать.

Три бланка, рекомендованные для работы, скачиваются бесплатно отличаются способом, которым предприятие ведет подсчет времени, фактически проведенного сотрудником на работе, а также формой организации:

Форма Т-13	Применяется на предприятиях с установленным на проходной турникетом, автоматически фиксирующим время прибытия и убытия персонала, с возможностью заполнения информации ручным способом или с помощью программы Excel на компьютере.
Т-12	Представляет собой универсальную форму, допустимую к заполнению вручную, в которой предусмотрен дополнительный раздел, призванный отражать расчет оплаты фактически выполненной работы.
0504421	Представляет собой бланк, заполняемый бюджетными предприятиями (например, на школьных учителей).

Если расчет оплаты труда ведется отдельно, второй раздел бланка Т-12 оставляют незаполненным.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Образец заявления о назначении ответственного за табель учета рабочего времени

Кто занимается ведением документа?

По действующим в 2019 году Указаниям применения и заполнения документации первичного учета, бланки оформляются отдельным сотрудником, которому было поручено данное действие. На документе должна стоять заверяющая подпись руководителя и кадровика.

Отдельно выделенной должности по ведению учета на предприятии не требуется, эту работу может выполнять любой сотрудник, которому руководство даст на это полномочия. Это происходит путем издания приказа о назначении сотрудника установленной должности ответственным за учет времени работы.

Кроме того, потребуется ввести в трудовой договор отдельный пункт о наделении такими полномочиями сотрудника. Если этого не сделать, руководство не вправе требовать исполнения обязанностей по учету от сотрудника.

Назначенное должностное лицо заносит данные в течение месяца, а затем передает на подписание документ начальнику отдела и служащего кадрового отдела. Кадровик сверяет данные, берет нужные для выполнения кадровой работы сведения из предоставленного отчета, затем подписывает форму и передает для дальнейшей работы в бухгалтерию.

Если организация не является крупной, учет времени вводят в обязанности кадрового служащего, который далее отдает документ бухгалтеру для начисления оплаты за труд.

Образец заполнения формы Т-13:

Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13)Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13)

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

От того, насколько удобно работать с отчетом, будет зависеть продуктивность службы бухгалтера и кадровика, а правильное отражение информации о фактически проведенном на рабочем месте времени позволит сделать корректные расчеты оплаты сотруднику, что выгодно обеим сторонам – работнику и его работодателю.

С одной стороны, работодатель вправе произвести удержание, если фактически отработанное время не соответствует установленному в договоре времени. С другой стороны, вышедший на работу в выходной день сторож вправе потребовать дополнительной компенсации за выполненный объем.

Документ представляет собой акт о фактически выполняемой каждым служащим работы и о рабочем режиме, действующем на предприятии с занесением любых отклонений от установленного графика работы.

Табель требуется для работы следующих структур организации:

Бухгалтерия	Может верно производить начисления выплат по больничным, отпускным, премиальным, командировочным. При отклонении от графика, бухгалтеру придется воспользоваться 1С для расчета зарплаты с учетов прогулов или опозданий.
Кадровая служба	Основывается на установленной в табеле информации о работе сотрудников, принимая решения о поощрении или наказании.
Руководитель	На основании полученных сведений, могут приниматься взвешенные решения относительно оптимального управления фирмой. В учет принимается число больничных листов, пропусков, прогулов, или, наоборот, переработок.

Следуя несложным правилам, сотрудник может быстро и грамотно составить отчет о фактически отработанном за месяц времени сотрудников фирмы:

1. Табель заполняется в единственном экземпляре.
2. Можно заполнять бланк по образцу вручную, либо заносить сведения через компьютер.
3. Для того, чтобы сотрудник имел право осуществлять учет, руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ о наделении работника нужными полномочиями. Данная обязанность должна быть введена в должностную инструкцию.
4. Подготовка табеля начинается накануне отчетного месяца.
5. Титульный лист содержит информацию о полном наименовании предприятия, подразделения, а также дату начала учета. По окончании месяца и закрытии табеля заносится дата окончания отчета.
6. Следующий лист оформлен в виде таблицы с заполнением сведений о сотрудниках. Необходимо следить за правильным указанием фамилий, имен сотрудников, не допуская возможности путаницы среди сотрудников-однофамильцев.
7. На каждого сотрудника заносится информация о номере его личного дела.
8. Каждый столбец табеля соответствует определенному дню месяца.
9. Ячейки напротив фамилий содержат сведения об отработанных часах, количестве смен, при наличии выходных и праздничных дней вносятся соответствующие отметки.
10. Информацию о фактически выполняемой работе вносят каждый день, основываясь на предоставленных официальных документах (листы нетрудоспособности, приказы, заявления, распоряжения руководства).
11. Случаи опозданий и прогулов также подлежат отражению в виде буквенных, числовых кодов.

Документ считается действительным, если он скреплен подписью начальства. Ответственность за корректное внесение сведений полностью ложится на назначенного сотрудника.

Особенности для бюджетных организаций

В предприятиях, работающих на бюджете, введена иная форма учета, утвержденная в виде формы № 0504421. Бланк отличается от общих форм Т-12 и Т-13, благодаря отражению специфики работы бюджетников. В заполняемой таблице вводятся новые кодовые обозначения: выходной по учебе, замещение по группам продленного дня, учебные отпуска.

Титульная и табличная часть имеет некоторые отличия:

• титульный лист, помимо информации о названии организации, содержит цифровой код;
• при отсутствии изменений, в графе ставится обозначение «0»;
• если производились корректировки, указывается порядковый номер внесения изменений;
• графы 20, 37 содержат информацию о промежуточных и месячных итогах рабочего времени;
• дополнительные расчет в форме не производятся.

В остальном, правила заполнения данного бланка мало отличаются от унифицированных форм.

Образец заполнения формы Т-12:

Образец форм Т12 и Т13

Используя образец, можно быстро и правильно вносить информацию, которая будет затем без труда прочитана и использована кадровой службой и бухгалтерией.

Заполнение табеля учета рабочего времени по образцу предусматривает использование цифровых и буквенных обозначений, с обязательной расшифровкой на титульном листе отчета. Так как в отдельных случаях установленных кодов бывает недостаточно, руководство должно издать отдельный приказ об утверждении дополнительных обозначений (например, перерывы на кормление грудного ребенка).

Основными кодовыми обозначениями, введенными Госкомстатом №20 от 24.03.1999 года, служат следующие:

Показатель	Цифро-буквенный код
Длительность дневной работы	Я (01)
Работа ночью	Н (02)
Работа в праздничные и выходные	РВ (03)
Сверхурочная работы	С (04)
Командировка	К (06)
Оплачиваемый отпуск по ТК	ОТ (09)
Дополнительный отпуск (оплачиваемый)	ОД (10)
Отпуск в связи с беременностью и родами	Р (14)
Уход за ребенком до 3 лет	ОЖ (15)
Дополнительный отпуск за свой счет	ДБ (18)
Больничный лист (оплачиваемый)	Б (19)
Нетрудоспособность без оплаты пособия	Т (20)

Сверяясь с образцом заполнения, следует обратить внимание на наиболее распространенные ошибки при заполнении:

• вносится только фамилия с инициалами, без должности;
• указание праздничного нерабочего дня как рабочего;
• указание продолжительности предпраздничного дня как полного («8» вместо «7»).

При учете труда совместителя должна быть отмечена точная продолжительность работы. Часы и минуты, потраченные таким сотрудником на выполнение своих обязанностей, указывают нижней строкой в графах 4, 6 (по форме Т-12) или 2-й и 4-й строкой в графе 4 (по форме Т-13). При внутреннем совместительстве длительность работы разносят информации по должностям.

Если сотрудник командирован, в табель заносят буквенный код «К» или цифровой код «06» без указания часов работы.

Штрафы за неправильное ведение

Надлежащее оформление табеля контролируется надзорными госорганами. В случае выявления нарушений в ходе любой из проверок (финансовой или налоговой), организация понесет наказание.

Наиболее часто выявляются следующие несоответствия:

• расходятся данные в табеле учета и первичной отчетности;
• данные о зарплате не соответствуют расчетам в платежных документах;
• коды вводились с ошибками, использовались неправильные коды без учета переработок и сверхурочных;
• неверный расчет пособий по больничному листу.

При установлении факта нарушения, предприятие может быть оштрафовано на сумму до 5 тысяч рублей. Гораздо более серьезное наказание ожидает, если обязательный к заполнению табель учета рабочего времени не велся вообще. Сумма штрафа может составить до 50 тысяч рублей, взимаемых с руководящего лица на основании ст. 5.27 КоАП.

Для того, чтобы избежать проблем с фискальными органами, финансовыми ревизорами, необходимо следить за своевременной подачей сотрудниками документов, которые могут обосновать любое расхождение от стандартного обозначения времени работы.

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

Если табель заполняется вручную, используются черновики и копии. В случае необходимости проставления иной отметки, кроме стандартной явки на рабочее место, в обязательном порядке запрашиваются подтверждающие документы.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/zapolnenie-tabelja-ucheta-rabochego-vremeni/