Договор на электронный документооборот пфр

Каждый предприниматель независимо от применяемого режима налогообложения и численности сотрудников обязан сдавать в Пенсионный Фонд России различные сведения, начиная от общей отчетности по страховым взносам, заканчивая сведениями из персонифицированного учета по каждому работнику. При этом Пенсионным Фондом установлены следующие ограничения:

  1. Компании со среднесписочной численностью штат до 25 человек могут обмениваться документами с ПФР в любом виде (бумажный или электронный). Однако, имейте в виду уточнение: если предприниматель единожды попробовал отчитаться в Фонд электронно, он уже не сможет перейти на бумажный обмен документами с ПФР;
  2. Организации, в которых штат превышает 25 человек, обязаны сдавать отчетность только в электронном виде.

Как показывает статистика, в настоящий момент львиная доля компаний (около 80 процентов) предпочитает электронный документооборот с ПФР.

Как выполнить подключение к электронному документообороту ПФР?

Чтобы начать обмениваться с Пенсионным Фондом сведениями в электронном, а не бумажном виде, необходимо, прежде всего, заключить с данным государственным органом соглашение ПФР об электронном документообороте.

Получить образец этого документа можно как в территориальном отделе ПФР по месту регистрации компании, так и скачав с официального сайта.

После этого необходимо будет точно и безошибочно заполнить его, а также составить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР, обратив внимание на корректное внесение данных о компании (реквизиты), иначе сотрудники госоргана не примут ваше соглашение ПФР об электронном документообороте. Если все пройдет успешно, вашему документу сразу присвоят уникальный номер и сообщат его вам вместе с датой подписания бумаги. Само соглашение, предоставляющее право использовать с ПФР электронный документооборот, выдадут чуть позже.

После этого вам потребуется преодолеть следующие шаги на пути к подключению к системе электронного документооборота ПФР:

  • Шаг 1. Выбрать и купить специализированное программное обеспечение, позволяющее формировать отчетность и направлять ее в электронном виде в Фонд;
  • Шаг 2. Приобрести криптографическое программное обеспечение, необходимое для того, чтобы шифровать данные и работать с электронной цифровой подписью;
  • Шаг 3. Выбрать удостоверяющий центр и заключить с ним договор на оказание специализированных услуг (создание и постоянная поддержка ключей электронной подписи);
  • Шаг 4. Решить, кто из сотрудников вашей организации будет иметь право использовать электронную цифровую подпись;
  • Шаг 5. Позаботиться о мерах информационной и физической безопасности оборудования и программного обеспечения.

Содержание

Инструкция по подключению к системе электронного документооборота ПФР:

Когда вы преодолеете все вышеуказанные шаги, вам останется только обменяться в тестовом режиме данными с Фондом. Если все пройдет успешно, вы сможете сразу же приступить к полноценной промышленной эксплуатации системы электронного документооборота ПФР.

Как видите, в процессе подключения к электронному документообороту ПФР нет ничего сложного, вам потребуется только правильно выбрать программное обеспечение и оборудование, чтобы начать обмениваться отчетностью с Фондом в электронном виде.

Подключение к Электронному документообороту ПФР со СБИС

Какие преимущества дает ПФР электронный документооборот?

Внедрение системы электронного документооборота ПФР позволит вам не только соблюдать требования этого государственного органа, но и получить массу преимуществ:

  • Возможность отправлять сведения в Фонд в любое время и из любого места, что будет особенно актуально для предприятий с внештатными бухгалтерами. Вам больше не надо будет зависеть от режима работы ПФР и в период сдачи отчетности привязываться к территориальному расположению отделений Фонда;
  • Экономия времени, потому что ни вам, ни вашим сотрудникам не потребуется ехать в ПФР, ведь сведения будут заблаговременно направлены туда через ПФР электронный документооборот;
  • Гарантии подлинности, безопасности и конфиденциальности данных, передаваемых через систему;
  • Сокращение ошибок по вине человеческого фактора, ведь всем процессом подготовки и отправки отчетности будет заниматься автоматизированная система электронного документооборота ПФР, а не люди;
  • Ускоренная процедура исправления сведений в отчетах прямо из офиса. Чтобы сделать это, вам больше не придется ехать в Фонд;
  • Гарантия корректной регистрации входящих сообщений со стороны Фонда, отсутствие рисков, связанных со случайной потерей пакета документов.

Преимущества системы ПФР электронный документооборот.

Мы предлагаем вам настроить документооборот с Пенсионным Фондом и другими государственными органами при помощи программного продукта СБИС Электронный документооборот, обладающего широкой функциональностью в области автоматизации как внутреннего, так и внешнего документопотока. Узнайте подробнее о данном ИТ-решении и тарифах на него на нашем сайте.

Для получения электронной подписи обратитесь в наш Центр ЭЦП, в котором доступны ЭЦП для решения различных задач современного бизнеса.

Заказать услугу

Оформите заявку на сайте. Менеджер компании свяжется с Вами в течение 30 минут и ответит на Ваши вопросы

Источник: https://www.abt.ru/info/articles/pfr-elektronnyy-dokumentooborot/

Электронная отчетность в ПФР

На протяжении прошлых десятилетий основным носителем информации являлась бумага. Сейчас крупные компании и мелкие фирмы массово переводят свою документацию в цифровой формат.

Государственные учреждения, в том числе и ПФР, все чаще требуют подавать отчетность в цифровой форме.

Страхователям и другим представителям будет полезно знать, как быстро подключить систему цифрового оборота документов для подачи отчетов в Пенсионный фонд.

Преимущества ЭДО

Электронные документы — это информация, представленная в виде набора символов, хранящаяся на цифровых носителях (жесткий диск, USB накопитель, облачный сервер и т. д.).

Система для организованного обмена такими документами называется электронным документооборотом (ЭДО).

Если организация решила отправлять отчетность в электронной форме, она получает следующие преимущества:

  • пропадает необходимость физического посещения территориального органа ПФР, что ведет к снижению транспортных затрат;
  • процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи занимает считанные секунды;
  • распечатки и подписи отчетов больше не нужны, экономится время и канцелярские расходники;
  • редактировать и просматривать цифровую документацию могут несколько человек одновременно;
  • в цифровой форме проще найти и исправить недочеты, что минимизирует возможные штрафы.

Пользуясь электронным документооборотом, страхователь, не покидая рабочего места, высылает в ПФР нужные сведения.

Внимание! Документы нужно проверить программой (предоставляется на сайте ПФР) на предмет ошибок, после чего фонд вышлет протокол проверки.

ЭДО также позволяет получать рассылки из Пенсионного фонда, ответы на запросы и отправлять электронную почту.

Эдо в пенсионном фонде

ПФР старается убедить своих клиентов в необходимости перехода на электронный документооборот. Уже порядка 80% всех сотрудничающих организаций предоставляют отчетность в электронном виде. В список отсылаемых документов входят:

  • личная информация о застрахованных гражданах и личная информация за предыдущие отчетные периоды, если ее необходимо откорректировать;
  • сведения на сотрудников, которые обратились за пенсией;
  • отчеты по выплаченным взносам в виде обязательного страхования в ПФР;
  • заявления граждан, желающих осуществлять дополнительные страховые взносы;
  • реестры граждан, за которых вносились дополнительные выплаты.

Важно! Страхователь обязан лично выбрать Удостоверяющий центр и технологию отправки данных. Большинство технологий, которые использует ПФР, совместимы с аналогичными программами отправки отчетов в другие государственные учреждения (ФНС и т. д.).

При переходе на ЭДО предоставлять отчетность во все госструктуры станет проще в разы.

Кто обязан отправлять цифровые отчеты

В 2016 году страхователь сам решал, в какой форме высылать сведения. В начале 2017 года ПФР обязал работодателей, у которых трудится 25 и более сотрудников, отправлять отчеты исключительно в электронной форме.

В 2019 году требования Пенсионного фонда не изменились:

  1. Индивидуальные предприниматели и организации со штатом сотрудников в 25 человек подают отчетность в электронной форме. В случае игнорирования данного требования и предоставления бумажной документации, последняя принята не будет. Страхователь получит штраф;
  2. Если в организации трудится не более 24 работников, форма отчетов выбирается работодателем. Не смотря на то, что ПФР примет бумажные сведения, он рекомендует всем без исключения переходить на ЭДО.

Необходимо учитывать, что численность персонала рассчитывается по прошлому расчетному периоду. Если в июне в фирме работало 40 человек, а в июле 23, июльская отчетность все равно должна быть электронной.

Подключение к ЭДО

Чтобы выполнить требования Пенсионного фонда и высылать отчеты в электронном виде, страхователь обязан заключить соответствующий договор, позволяющий подключиться к системе ЭДО ПФР. Работу системы обеспечивают операторы, которых в Российской Федерации более 100.

Весь процесс можно разделить на 6 основных этапов.

Этап 1

Вначале работодателю нужно выбрать оператора — компанию, предоставляющую услуги по пересылке документов. Помимо прямых обязанностей по обмену документации, компания обеспечивает защиту данных и техническое обслуживание телекоммуникационных каналов связи.

Сотрудничать можно с операторами, которые имеют аккредитацию Пенсионного фонда.Список аккредитованных компаний имеется на сайте фонда.

Сотрудничество основывается на договоре между страхователем и оператором. При его заключении, стоит обратить внимание на такие пункты:

  • полный список услуг (гарантия безопасности, круглосуточная поддержка и т. д.);
  • стоимость услуг;
  • санкции в случае нарушения обязанностей.

Совет! Существует 4 спецоператора, контролирующих более 80% рынка. Они задают тарифы и услуги конкурентам. Это «СКБ Контур», «Такском», «Тензор», «Калуга Астрал». Рационально выбрать одну из этих компаний.

Этап 2

Цифровые сведения должны сопровождаться виртуальной подписью (ЭЦП). Для этого необходимо владеть ключом цифровой подписи. ЭЦП выдает Удостоверяющий центр, который аккредитуется Минсвязи.

На данном этапе также потребуется заключить соглашение, для которого понадобится:

  • заявление с просьбой выдать инструменты криптографической защиты;
  • нотариально заверенные копии документов ИП (компании).
  • документация, которая подтвердит право владельца ЭЦП подписывать отчетность Пенсионного фонда. Если ключ оформляется на представителя организации, а не директора, нужна доверенность.

Полный список аккредитованных компаний также можно найти на официальном портале фонда.

Этап 3

ЭДО подразумевает наличие специализированного программного обеспечения. Оптимальным вариантом является наличие соответствующего пункта в договоре с оператором. Если в соглашении с компанией такого условия нет, представителю организации следует найти специалиста.

Выбирая ПО, нужно обратить внимание на совместимость с программами Пенсионного фонда.

Этап 4

Далее страхователю необходимо подготовить соглашение о подключении электронного документооборота. Бланк заявления можно взять в территориальном органе ПФР либо на официальном ресурсе. Он включает в себя 3 блока:

  1. Данные о юридическом лице;
  2. Данные о физическом лице;
  3. Данные о применяемых инструментах криптографической защиты.

Скачать заявление о подключении к электронному документообороту

Скачать соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи

Как заполнять.

  1. Первый блок заполняется представителем или директором организации (ООО и т. д.). Он включает в себя полное название, ИНН и КПП, юридический и фактический адрес, контакты, платежные реквизиты, регистрационный номер Пенсионного фонда и данные о числе работников;
  2. Второй блок заполняют индивидуальные предприниматели (персональные данные, ИНН, контакты, регномер и информация о сотрудниках);
  3. Третий блок заполняется в обоих случаях, он включает в себя наименование оператора и ключ ЭЦП.

Внимание! Если заявление составлено с ошибками, работодатель обязан его доработать. Сроки подключения будут перенесены.

Этап 5

Подключившись к системе ЭДО, страхователь обращается в территориальный орган ПФР, где составляет соглашение на обмен электронными документами и предоставляет следующие бумаги:

  • копию соглашения с компанией, обеспечивающей пересылку цифровой отчетности;
  • копию договора;
  • регистрационные документы организации (ИП) в виде заверенных копий;
  • если заявление пишет представитель директора, необходима доверенность.

Этап 6

После обращения страхователя либо представителя в территориальный орган ПФР, последний заключает договор, подразумевающий обмен цифровыми документами. После того, как обе стороны подпишут соглашения, представитель ООО (ИП) становится официальным участником ЭДО и может предоставлять отчеты, в цифровом формате.

Особенности ЭДО с Пенсионным фондом

Для любого отчета достаточно одной цифровой подписи руководителя ООО либо ИП. Если ключ использует другое лицо, не его владелец, подписанный им документ будет признан недействительным. ЭЦП переводится в статус скомпрометированной.

https://www.youtube.com/watch?v=PoNf4mdFLjo

Пересылаемые личные данные должны обрабатываться согласно действующему закону о защите персональной информации.

Посмотрите видео об электронном документообороте между страхователями и ПФР 4 марта 2019, 16:25 Мар 4, 2019 16:25 Пенсионный возраст Ссылка на текущую статью

Источник: https://pensionniy-vozrast.ru/elektronnyj-dokumentooborot-s-pfr.html

Соглашение с пфр об электронном документообороте — скачать образец

В данной статье речь у нас пойдет о соглашении с пфр об электронном документообороте. Мы расскажем вам, в каких случаях заключаются подобные соглашения, с какими целями оформляется данный документ, какие есть тонкости и нюансы создания соглашения с пфр.

Помимо всего прочего у вас будет возможность в конце статьи скачать образец соглашения о подключении к электронному документообороту пфр, чтобы вы могли наглядно убедиться в грамотном и корректном заполнении формы.

Но сначала мы разберемся в базовых понятиях, которые помогут нам выстроить канву повествования логичной и полной.

Для начала разберем все непонятные понятия нашего вопроса. Что такое пфр? ПФР – это пенсионный фонд Российской Федерации.

Зачем нужно данное соглашение об электронном документообороте? Если вы, скажем, открыли свою компанию, то будьте готовы к тому, что вам нужно будет контактировать со множеством сторонних организаций и структур. В число ваших постоянных контактов обязательно войдет пенсионный фонд Российской Федерации.

Соглашение с пфр об электронном документообороте нужно для того, чтобы вы могли официально обмениваться данными с этой структурой через электронные средства обмена информацией. В чем плюсы такого перехода на электронный документооборот? Прежде всего, в экономии денег, времени и сил.

Ни для кого не секрет, что бумажная волокита утомляет, причем утомляет очень сильно. Электронный документооборот облегчит эту нелегкую ношу и улучшит коммуникации с пенсионным фондом Российской Федерации.

Где получить бланк соглашения с пфр на электронный документооборот?

Чтобы получить бланк соглашения об электронном документообороте, вам нужно просто зайти в пфр, которое курирует область или город, где вы проживаете.

Если нет возможности сходить в пенсионный фонд, то скачайте бланк соглашения с пфр об электронном документообороте с официального сайта этого учреждения.

  Соглашения создаются в количестве двух штук, ибо один экземпляр остается у сотрудников Пенсионного фонда Российской Федерации, а другой — у написавшего заявление. Кстати, оба написанных экземпляра соглашения должны быть заверены и подписаны сотрудниками пфр.

Итак, давайте теперь подробнее остановимся непосредственно на заполнении соглашения с пенсионным фондом Российской федерации об электронном документообороте.

Сразу оговоримся, что неправильно написанное соглашение сотрудники пфр у вас просто не примут, поэтому особенно важно все сделать правильно сразу, ведь это сэкономит вам время и нервы.

Для этого мы рекомендуем вам скачать образец соглашения с пфр об электронном документообороте, который располагается в самом конце нашей статьи.

Наиболее популярная ошибка в составлении заявления об электронном документообороте с пфр является халатное и неточное предоставление реквизитов своей компании 

Отнеситесь к этому внимательно и скрупулезно. Если возникают какие-либо туманности и непонятные моменты в соглашении, то смело обращайтесь к сотрудникам пенсионного фонда Российской Федерации. У вас есть такая возможность, ведь оба экземпляра заявления вам нужно будет отнести в пфр.

В соглашении об электронном документообороте обязательно укажите реквизиты, наименование и контактную информацию, которая касается отделения пенсионного фонда Российской Федерации, в который вы обращаетесь.

Следует прописать и все данные страхователя. Если у вас нет на руках этой информации, то вы можете её получить в местном отделе пфр.

В том случае, когда страхователь – это сотрудник компании, на имя которой пишется соглашение, то здесь мы даем полную информационную выкладку об организации.

Если мы внимательно прочитаем бланк соглашения с пфр об электронном документообороте, то увидим там следующие условия: с подписанием этой бумаги вы можете рассчитывать на обмен информацией с пенсионным фондом Российской Федерации посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем.

Но есть одно условие: вам нужно иметь ЭЦП. Что такое эцп? Эцп сокращенно называют электронную цифровую подпись. То есть это та форма, которая в электронном документообороте заменяет «бумажную».

Сразу предупредим, что электронную цифровую подпись для своей компании лучше сделать сразу после открытия, ибо она в дальнейшем может заметно облегчить жизнь своим сотрудникам.

Но, как и все хорошее в этом мире, это средство не является бесплатной опцией. В среднем за создание электронной цифровой подписи специалисты берут тысяч шесть или семь рублей. Естественно, стоимость может отличаться, в зависимости от региона проживания, а также в зависимости от финансовой ситуации в стране.

Многие спрашивают, а является ли электронный документооборот безопасным способом обмена информации? Вопрос понятен, ведь изнанку своих финансовых дел не хочет показывать ни одна компания, будь то крупный торговый концерн или будь то пивной ларек.

По закону, вся информация, все данные, которые передаются в виде электронного документооборота между какой-либо компанией и пенсионным фондом Российской Федерации не подлежит передаче третьим лицам.

То есть, говоря простыми словами, пфр не имеют права разглашать в каком-либо виде ваши передаваемые данные.

Особенности соглашения с пфр об электронном документообороте

Теперь разберем несколько нюансов, которые касаются электронного документооборота между компанией и пфр:

  • Цифровые данные могут быть посланы посредством электронных средств связи только от компании или от пенсионного фонда Российской Федерации
  • Данные, которые передаются в виде текстовых файлов, не могут меняться и исправляться в процессе передачи
  • Электронная цифровая подпись является гарантом правильности и корректности вводимых данных
  • Адресат, которому отправляются данные, обязан составить некий документ, в котором будет отражен факт приема информации. Обычно этим документом является квитанция 

Скачать файл: Образец соглашения с пфр об электронном документообороте.doc

Источник: https://cryptopilot.ru/soglashenie-s-pfr-ob-elektronnom-dokumentooborote-skachat-obrazec.html

Как подключиться к электронному документообороту с ПФР

Если среднесписочная численность работников равна или превышает 25 человек, организация обязана отчитываться электронно. Причем показатель численности устанавливается за предшествующий отчетный период. Таким образом, если в организации в сентябре трудилось 30 специалистов, а в октябре всего 5, то октябрьскую отчетность в ПФР нужно отправить электронно.

Один из вариантов отправки документации по защищенным каналам — это заключить с ПФР договор на электронный документооборот. Преимущества для бюджетной организации:

  • не нужно посещать отделение Пенсионного фонда (сокращаем транспортные расходы);
  • не нужно распечатывать и подписывать документы (сокращаем канцелярские расходы);
  • оперативное выявление и устранение ошибок (снижаем риск штрафных санкций).

К тому же отметим, что формирование любого отчета в цифровой форме снижает до минимума риск появления ошибок и несоответствий.

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Для этого бюджетная организация должна представить:

  1. Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Бланк стандартной формы нужно составить в трех экземплярах.
  2. Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2019. Составляется в двух экземплярах на специальном бланке. Один экземпляр остается у организации-заявителя, а второй — у представителей Пенсионного фонда.
  3. Доверенность. Документ нужен, если оформлением занимается не руководитель, а ответственное лицо. Например, бухгалтер или юрист. Составляется в произвольной форме, заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Готовый пакет документов представьте в территориальное отделение по месту нахождения бюджетного учреждения. Чтобы подключить обособленное подразделение, которое самостоятельно взаимодействует в ПФ РФ, документацию направьте в отдел по месту нахождения подразделения.

Как заполнять

Заполнять следует только те табличные части заявления, которые соответствуют бюджетной организации.

Шаг 1. Начинаем с шапки: указываем полное наименование территориального отделения Пенсионного фонда России, с которым будет налажен обмен документами.

Шаг 2. Переходим к заполнению табличной части заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

Сведения об участнике ЭДО. Прописываем регистрационный номер бюджетной организации, полное наименование, ИНН, КПП, телефон, факс и e-mai. Затем прописываем юридический и фактический адреса, указываем ФИО руководителя учреждения.

Дополнительная информация указывается в заявлении по запросу представителей территориального отделения фонда: банковские реквизиты (наименование банка, его БИК, расчетный счет бюджетного учреждения, корреспондентский счет), среднесписочная численность.

Шаг 3. Вторую таблицу оставляем пустой либо ставим прочерки. Данная часть предназначена для индивидуальных предпринимателей. Заполнение сведений в обеих таблицах недопустимо.

Шаг 4. Переходим в третью таблицу. Указываем наименование организации-оператора комплексных услуг в СЭД. Иногда представители ПФ РФ требуют дополнительные сведения. Например, адрес оператора, информацию об используемом средстве криптографической защиты информации (СКЗИ).

Шаг 5. Подписываем заявление у руководителя, ставим печать, указываем дату составления.

Последняя таблица в заявлении заполняется сотрудниками ПФ РФ.

Особенности составления соглашения на ЭДО

Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ.

Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно.

Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2019 года

Скачать

В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а такж нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).

В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).

Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.

Скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте

Скачать

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/kak-podklyuchitsya-k-elektronnomu-dokumentooborotu-s-pfr

Как оформить заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР

Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, в частности, чтобы подключить документооборот с ПФР, необходимо выполнить ряд действий: заполнить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и соглашение с ПФР об электронном документообороте 2019. Подробнее об этих тонкостях в материале.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.

Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.

Что нужно для подключения электронного документооборота

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

  • заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
  • соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации.

Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом.

Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

  • наименование организации;
  • ИНН, КПП;
  • регистрационный номер в ПФР;
  • данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
  • юридический и фактический адрес;
  • среднесписочная численность сотрудников.

После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.

В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.

Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены.

Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя.

После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности

Заявление стандартной формы

Соглашение с ПФР

Источник: https://ppt.ru/forms/pfr/el-oborot-pfr

Соглашение с ПФР

Заполнять следует только те табличные части заявления, которые соответствуют бюджетной организации.

Шаг 1. Начинаем с шапки: указываем полное наименование территориального отделения Пенсионного фонда России, с которым будет налажен обмен документами.

Шаг 2. Переходим к заполнению табличной части заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

Сведения об участнике ЭДО. Прописываем регистрационный номер бюджетной организации, полное наименование, ИНН, КПП, телефон, факс и e-mai. Затем прописываем юридический и фактический адреса, указываем ФИО руководителя учреждения.

Дополнительная информация указывается в заявлении по запросу представителей территориального отделения фонда: банковские реквизиты (наименование банка, его БИК, расчетный счет бюджетного учреждения, корреспондентский счет), среднесписочная численность.

Шаг 3. Вторую таблицу оставляем пустой либо ставим прочерки. Данная часть предназначена для индивидуальных предпринимателей. Заполнение сведений в обеих таблицах недопустимо.

Шаг 4. Переходим в третью таблицу. Указываем наименование организации-оператора комплексных услуг в СЭД. Иногда представители ПФ РФ требуют дополнительные сведения. Например, адрес оператора, информацию об используемом средстве криптографической защиты информации (СКЗИ).

Шаг 5. Подписываем заявление у руководителя, ставим печать, указываем дату составления.

Последняя таблица в заявлении заполняется сотрудниками ПФ РФ.

Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР

Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:

  • вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
  • система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
  • иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).

Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:

  • установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
  • воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
  • назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее.

Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.

Система электронного документооборота ПФР

«Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:

— Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;

— Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;

— Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;

— Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;

— При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;

— Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.

Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом Пенсионного фонда совместно с конкретным страхователем и оформляется «Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота».

1 . Что необходимо для представления отчетности в Управление ПФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):

— программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;

— криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных).

Данные функции реализуются программным обеспечением, относящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), и которое при использовании в системе электронного документооборота (далее — СЭД) ПФР должно иметь сертификат ФСБ;

— услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;

— проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;

— Заключение «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с районным Управлением ПФР.

В этих целях потребуется:

* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.

* Обратиться в районное Управление ПФР с оформленной заявкой для её согласования и заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».

* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.

  1. Особенности электронного документооборота в ПФР.

— Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.

— Для представления отчета в Управление ПФР требуется одна ЭП — руководителя организации.

— В соответствии с требованиями федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.

Услуги страхователям предоставляют:

Организация Технология Контактная информация Примечание
АО «ЦентрИнформ» Система«Контур-Экстерн» Контактный тел. 740-54-05 — Отдел подключения
ЗАО «УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР» ПП «Комита-Отчет» Контактный тел.
ООО «Компания «Тензор» «СБиС++ Электронная отчетность» Контактный тел.
ООО «АРГОС» СЭД «Аргос — Налогоплательщик» Контактный тел.
ООО «Такском» ПК «Спринтер» Контактный тел.
ЗАО «Калуга Астрал» ПК «Астрал Отчет» Контактный тел.702-11-93, 309-29-23
ООО «КОРУС Консалтинг СНГ» ПК «Сфера» Контактный тел.
ООО «Удостоверяющий центр ГАЗИНФОРМСЕРВИС» ПК «Такснет-Референт» Контактный тел.8-800-50-50-50-2 (звонок бесплатный)
ООО «Русь-Телеком» «Фельдъегерь» Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге
ООО «Электронный экспресс» «ГАРАНТ Электронный Экспресс»

Источник: https://frols.ru/soglashenie-s-pfr/

Соглашение об обмене электронными документами с ПФР

После регистрации собственного дела необходимо тесно контактировать не только с налоговой инспекцией, но и с другими организациями. Не лишним будет подписать соглашение об обмене электронными документами с ПФР – это поможет упростить процесс сотрудничества с данной организацией и другими фондами.

Подобное соглашение подписывается тогда, когда индивидуальный предприниматель или представитель ООО намерен сотрудничать с Пенсионным фондом РФ в электронной форме. Такая методика работы позволяет сэкономить большое количество времени, сил и денежных средств, ведь теперь можно пересылать информацию по почте.

Образец данного соглашения вы можете получить, обратившись в отделение Пенсионного фонда РФ по вашему региону. Также документ можно скачать на официальном сайте данной структуры. Необходимо будет заполнить его в двух экземплярах. Обе копии должны быть заполнены и завизированы представителями Пенсионного фонда, одна из них останется у вас, а вторую нужно будет отдать в ПФР.

При отправлении отчета о деятельности ПФР должен будет провести автоматическую проверку наличия у предпринимателя специального соглашения, которое было подписано при регистрации в налоговых органах. Данные об этом соглашении должны быть указаны в системе СБиС, при этом они должны быть указаны максимально корректно.

Вы можете уточнить номер соглашения и дату его заключения, обратившись в местное отделение Пенсионного фонда России, а также на его официальном сайте. При работе с сайтом необходимо указывать вашу личную информацию, при этом она остается конфиденциальной, никто не сможет ее использовать в своих целях и навредить вам.

Как правильно составить соглашение?

Соглашение об обмене электронными документами ПФР сможет принять только в том случае, если оно было правильно заполнено. Убедитесь в том, что вы корректно указали все необходимые реквизиты в качестве ИП или ООО; при необходимости вы можете проконсультироваться со специалистами ПФР.

В документе указывается информация о местном подразделении Пенсионного фонда РФ и ее представителя, также там можно найти информацию о страхователе (ФИО, регистрационный номер, предприятие, которое он представляет). Если страхователь является представителем ООО, ему придется указывать максимально полную информацию о своем предприятии.

Согласно подписанному документу, Пенсионный фонд РФ и страхователь (который в соглашении указывается, как абонент) имеют право обмениваться документами, используя для этого специальные телекоммуникационные каналы. Речь идет об официальном сайте ПФР, интернет-провайдерах и прочих системах.

Для предоставления документов в электронном виде предприниматель или представитель юридического лица должен обладать ЭЦП.

Электронная цифровая подпись может заменить настоящую, используемую при оформлении бумажной документации. Ее оформлением можно заняться сразу же после регистрации ИП или ООО.

Создание ЭЦП является платным, за ее получение предпринимателям придется заплатить от 5 тысяч рублей.

Вся информация, которой обмениваются между собой организации, является конфиденциальной, никто не имеет права разглашать ее. При обмене учитываются следующие аспекты:

  • электронные документы могут быть получены только от того ресурса, который принадлежит ПФР или предпринимателю;
  • файлы в процессе передачи не были изменены, правильность материалов должна быть подтверждена ЭЦП, а при необходимости обе стороны могут осуществлять перепроверку документации;
  • принимающая сторона обязана составить специальную квитанцию о получении квитанции и передать ее отправителю письма.

Все рабочие процессы при этом регламентируются действующим законодательством и нормативными актами. Подписание соглашения является бесплатным, сторонам не нужно оплачивать какие-либо государственные пошлины.

Соглашение об электронном документообороте с ПФР предусматривает, что абоненту придется самостоятельно приобретать и устанавливать программное обеспечение. В дальнейшем страхователю необходимо сделать все, чтобы ПО работало корректно. Вся информация в электронно-цифровой подписи должна быть защищена с помощью криптографических систем.

Именно абоненту придется оплачивать все средства связи, с помощью которых передаются все рабочие материалы, связанные с отчислением налогов. ПФР в данном случае не нуждается в предоставлении документов, подтверждающих оплату, данная процедура полностью ложится на плечи абонента.

Пенсионный фонд в данном случае может помочь абоненту и предоставить ему список организаций, которые занимаются созданием и сертификацией ЭЦП. Ключи шифрования также создаются данными предприятиями: страхователю понадобится лишь своевременно оплатить услуги и предоставить электронно-цифровую подпись в ПФР.

Как осуществляется обмен?

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/soglashenie-ob-obmene-elektronnymi-dokumentami-s-pfr.html